Ocean Lanka (Pvt) Ltd. is Sri Lanka's largest weft knitted fabric manufacturer. Incorporated in 1994, the company began production in 1996 and today operates across all four phases of fabric production – knitting, dyeing, printing, and finishing – from its facility in the Biyagama Export Processing Zone. It is a joint venture between Hong Kong-based Fountain Set Holdings and Sri Lankan apparel groups Hirdaramani and Brandix and supplies leading international apparel brands.
With a workforce of more than 1,700 people spread across production, technical and administrative functions, Ocean Lanka is also known for its long-standing commitment to sustainable manufacturing and to the development of its people. That combination – industrial scale alongside a people-first culture – set the brief for its HR transformation.
চ্যালেঞ্জ
এই আকারের একটি উৎপাদন কার্যক্রম ক্রমাগতভাবে মানবসম্পদ কাজ তৈরি করে। শিফটগুলো পরিবর্তিত হয়। উপস্থিতি একাধিক স্থানে নথিভুক্ত হয়। প্রতি চক্রে ১,৭০০ জনের বেশি মানুষের বেতন সঠিক হতে হয়।MiHCM-এর আগে, সেই কাজের অধিকাংশই হাতে করা হতো।
এইচআর দল কী চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি ছিল:
প্রয়োজনীয়তা কেবল একটি নতুন সিস্টেম ছিল না। এটি ছিল কর্মশক্তি সংক্রান্ত তথ্যের একমাত্র নির্ভরযোগ্য উৎস—যা এইচআর, বেতন-ভাতা বিভাগ, লাইন ম্যানেজমেন্ট এবং কর্মচারীরা সবাই ব্যবহার করতে পারতো।
- ম্যানুয়াল, সময়সাপেক্ষ প্রশাসন। রুটিন এইচআর কাজগুলো ঘণ্টার পর ঘণ্টা সময় নিত, যা দলটি কাগজপত্রে নয়, মানুষের ওপর ব্যয় করতে চেয়েছিল।
- বিভিন্ন অবস্থানের উপস্থিতি তথ্য। রেকর্ডগুলো আলাদাভাবে সংগ্রহ করা হয়েছিল এবং ব্যবহারের আগে হাতে একত্রিত করা হয়েছিল।
- বেতন-ভাতা প্রক্রিয়ায় ব্যাপক ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ ছিল। বেতন হিসাব ও যাচাইকরণ বারবার ম্যানুয়াল যাচাইয়ের ওপর নির্ভর করত, যা সবসময় ত্রুটির ঝুঁকি নিয়ে আসে।
- এইচআর সেবার জন্য কর্মচারীদের প্রবেশাধিকার সীমিত ছিল। কর্মচারীদের তাদের নিজস্ব তথ্যের সরাসরি কোনো উপায় ছিল না, তাই প্রতিটি অনুরোধই আবার এইচআরের কাছে ফিরে আসত।
- কর্মীবাহিনীর কোনো রিয়েল-টাইম দৃশ্যমানতা ছিল না। উপস্থিতি পর্যবেক্ষণ করা — এবং মাঠের কর্মীদের অবস্থান জানা — যখন তা ঘটছিল তখন কঠিন ছিল।
- সিদ্ধান্তের গতি বজায় রাখতে না পারা রিপোর্টিং। ব্যবস্থাপনাকে এমন সঠিকতা, সম্মতি এবং রিপোর্টিং দরকার ছিল, যার ওপর তারা দ্রুত পদক্ষেপ নিতে পারে।
MiHCM কেন?
ওশেন লঙ্কা এমন একটি প্ল্যাটফর্মের প্রয়োজন ছিল যা এক জায়গায় সম্পূর্ণ কর্মচারী জীবনচক্র কভার করে, কারখানার ফ্লোরেও কাজ করে এবং অফিসেও, এবং যা তাদের প্রক্রিয়া অনুযায়ী কনফিগার করা যায়, উল্টো নয়।
MiHCM স্থানীয় আইনগত ও উৎপাদন খাতের অভিজ্ঞতা সম্পন্ন পরামর্শদাতাদের মাধ্যমে মোবাইল-প্রথম ভিত্তিতে কর্মচারী প্রবেশাধিকার, জিও-লোকেশন সক্ষম উপস্থিতি এবং উপস্থিতি ও বেতন-ভাতার মধ্যে রিয়েল-টাইম ইন্টিগ্রেশনসহ একটি একীভূত, ক্লাউড-ভিত্তিক এইচআরআইএস প্রদান করা হয়েছে।
সমাধান
MiHCM একটি একক সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম হিসেবে মডিউল বাই মডিউল বাস্তবায়ন করা হয়েছিল, যেখানে প্রতিটি উপাদান পরবর্তীটিকে পুষ্টি যোগায়।
কি মোতায়েন করা হয়েছিল:
- MiHCM কোর এইচআর। সমস্ত কর্মী তথ্যের জন্য কেন্দ্রীভূত কর্মী ডাটাবেস এবং একমাত্র মাস্টার রেকর্ড হিসেবে প্রতিষ্ঠিত।
- সময় ও উপস্থিতি। স্বয়ংক্রিয় উপস্থিতি সংগ্রহ এবং নির্বিঘ্ন উপস্থিতি প্রক্রিয়াকরণ, একীকরণ ধাপটি সম্পূর্ণরূপে বাদ দিয়ে।
- কর্মচারী স্ব-সেবা এবং মোবাইল অ্যাপ। ছুটির আবেদন ও অনুমোদন, প্রোফাইল আপডেট এবং বেতনপত্র অ্যাক্সেস অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস-এ কর্মচারীদের জন্য উপলব্ধ।
- জিও-লোকেশন সেবা। অবস্থান-ভিত্তিক উপস্থিতি চিহ্নিতকরণ, যা ক্ষেত্রের কর্মচারীদের উপস্থিতি ব্যবসায়কে তাৎক্ষণিকভাবে দৃশ্যমান করে।
- ওয়ার্কফ্লো এবং অনুমোদনসমূহ কনফিগার করা হয়েছে। এইচআর কার্যক্রম শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ডিজিটাইজড করা হয়েছে, অনুমোদন রাউটিং ওশেন লঙ্কার নিজস্ব কাঠামো অনুযায়ী তৈরি করা হয়েছে।
ব্যবহৃত প্রযুক্তি
- ক্লাউড-ভিত্তিক MiHCM এইচআরআইএস প্ল্যাটফর্ম
- অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএসের জন্য মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন
- উপস্থিতি যাচাইয়ের জন্য GPS এবং জিও-লোকেশন প্রযুক্তি
- ভূমিকা-ভিত্তিক নিরাপত্তা এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ
- কনফিগারযোগ্য অনুমোদন প্রক্রিয়া সহ ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন
- ড্যাশবোর্ড রিপোর্টিং এবং রিয়েল-টাইম বিশ্লেষণ
বাস্তবায়ন কীভাবে সম্পন্ন করা হয়েছিল
প্রকল্পটি ই-স্ট্রাকচার্ড ইমপ্লিমেন্টেশন মেথডোলজি (MiHCM) অনুসরণ করে, ক্লায়েন্টকে প্রয়োজনীয়তা সংগ্রহ থেকে শুরু করে সমর্থিত গো-লাইভ পর্যন্ত নিয়ে যায়।
ডেলিভারির পেছনে দলের সার্টিফিকেশনসমূহ:
- চাহিদাসমূহ সংগ্রহ। বিদ্যমান এইচআর, উপস্থিতি এবং বেতন প্রক্রিয়াগুলি ক্লায়েন্ট দলের সাথে বিস্তারিতভাবে ম্যাপ করা হয়েছে।
- কনফিগারেশন। ওশেন লঙ্কার কাঠামো অনুযায়ী ওয়ার্কফ্লো, অনুমোদন শৃঙ্খলা, বেতন নিয়ম এবং অ্যাক্সেস রোলগুলো বিস্তৃত কাস্টম ডেভেলপমেন্ট ছাড়াই কনফিগার করা হয়েছে।
- পরীক্ষণ। কাটওভারের আগে বেতন ও উপস্থিতি আউটপুটের সমান্তরাল যাচাইকরণ।
- প্রশিক্ষণ। এইচআর, বেতন-ভাতা এবং লাইন ম্যানেজমেন্টে প্রশাসক ও শেষ-ব্যবহারকারীর জন্য ব্যাপক প্রশিক্ষণ।
- জিও-লোকেশন সেবা। প্রথম লাইভ চক্রগুলোতে হাতে-কলমে সহায়তা, প্রকল্প দল সারাক্ষণ উপলব্ধ।
ফলাফল
লাভগুলো প্রথমে দেখা গেল সেই কাজগুলোতে, যেগুলো আর এইচআর-কে করতে হতো না, এবং তারপর ব্যবসায় যে তথ্য দেখতে পেত তার গুণমানে।
- ম্যানুয়াল এইচআর প্রশাসন উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস পেয়েছে। আগে স্প্রেডশিট ও কাগজে পরিচালিত নিয়মিত প্রক্রিয়াগুলো এখন প্ল্যাটফর্মে চলে।
- দ্রুততর ও আরও সঠিক বেতন হিসাব। স্বয়ংক্রিয় গণনা ও আইনানুগ কর্তন প্রতিটি চক্র থেকে ম্যানুয়াল যাচাইয়ের অধিকাংশই দূর করেছে।
- উপস্থিতি নির্ভুলতা উন্নত হয়েছে। যাচাইকৃত উপস্থিতি ডেটা সরাসরি বেতন হিসাবের সাথে যুক্ত হওয়ায় বেতন সংক্রান্ত অমিল কমেছে।
- একটি উন্নত কর্মচারী অভিজ্ঞতা। কর্মচারীরা তাদের নিজস্ব ফোন থেকে ছুটি আবেদন করতে, তাদের বিবরণ আপডেট করতে এবং বেতন স্লিপ দেখতে পারেন।
- উচ্চতর অপারেশনাল দক্ষতা। স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো অনুমোদন এবং অনুরোধগুলো ম্যানুয়াল তাগাদা ছাড়াই এগিয়ে নিয়ে যায়।
- আরও শক্তিশালী সম্মতি অবস্থান। কেন্দ্রীভূত কর্মচারী রেকর্ড এবং নিরীক্ষা ট্রেইল আইনানুগ প্রতিবেদন এবং পর্যালোচনাকে সমর্থন করে।
- রিয়েল-টাইম ব্যবস্থাপনা দৃশ্যমানতা। নেতৃত্ব কর্মশক্তি সম্পর্কিত তথ্য বর্তমান অবস্থায় দেখতে পারে, গত মাসের মতো নয়।
বিশ্লেষণ উপস্থাপন
রিপোর্টিংকে সমাধানের অংশ হিসেবে বিবেচনা করা হয়েছিল, পরবর্তীতে ভাবার বিষয় হিসেবে নয়। কোর এইচআর-এ একবার ডেটা সংগ্রহ করার পর উপস্থিতি ও বেতন সারা ব্যবসায় অন্তর্দৃষ্টির ভিত্তি হয়ে ওঠে।
- কর্মিবৃন্দের অন্তর্দৃষ্টি প্রদানকারী ইন্টারেক্টিভ এইচআর ড্যাশবোর্ডসমূহ
- রিয়েল-টাইম উপস্থিতি ও ছুটির বিশ্লেষণ
- বেতন সারসংক্ষেপ এবং আইনানুগ প্রতিবেদন
- কার্যক্রমিক ও ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য মানসম্মত এবং কাস্টমাইজযোগ্য এইচআর প্রতিবেদনসমূহ
- দ্রুত ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও কর্মী পরিকল্পনায় সহায়তা করে এমন ডেটা-চালিত ড্যাশবোর্ড
কি এই সমাধানটিকে অন্যদের থেকে আলাদা করে?
- সম্পূর্ণ কর্মচারী জীবনচক্র জুড়ে একটি একক সমন্বিত এইচআর প্ল্যাটফর্ম
- মোবাইল-প্রথম কর্মচারী অভিজ্ঞতা, যা ডেস্ক-ভিত্তিক নয় এমন কর্মীবৃন্দের জন্য উপযুক্ত।
- মাঠভিত্তিক ও একাধিক অবস্থানের কর্মীদের জন্য জিও-লোকেশন সক্ষম উপস্থিতি ব্যবস্থাপনা
- বিস্তারিত কাস্টম ডেভেলপমেন্ট ছাড়াই অত্যন্ত কনফিগারযোগ্য ওয়ার্কফ্লো
- বেতন ও উপস্থিতি ব্যবস্থার মধ্যে রিয়েল-টাইম একীকরণ
- কেন্দ্রীয়ভাবে কর্মচারীর মাস্টার ডেটা একত্রিত করুন, প্রতিটি মডিউলে সামঞ্জস্যতা নিশ্চিত করুন।
স্কেলযোগ্যতা এবং ভবিষ্যতের জন্য প্রস্তুতি
ওশেন লঙ্কা প্ল্যাটফর্মের ওপরই নির্মাণ করছে, এর চারপাশে নয়।
দীর্ঘমেয়াদী সাফল্য বজায় রাখা:
- ক্লাউড আর্কিটেকচার। প্রধান অবকাঠামো বিনিয়োগ ছাড়াই সাংগঠনিক বৃদ্ধিকে সমর্থন করে।
- মডুলার প্ল্যাটফর্ম। অগ্রাধিক্য পরিবর্তনের সাথে সাথে অতিরিক্ত ই-MiHCM সমাধান — পারফরম্যান্স ম্যানেজমেন্ট, নিয়োগ, লার্নিং ম্যানেজমেন্ট এবং কর্মশক্তি বিশ্লেষণ — প্রয়োগ করা যেতে পারে।
- কনফিগারযোগ্য ওয়ার্কফ্লো। পুনরায় ডেভেলপ না করেই পরিবর্তনশীল ব্যবসায়িক ও সম্মতিমূলক প্রয়োজনীয়তার সাথে খাপ খাইয়ে নিন।
- অবিরাম পণ্য উন্নয়ন। নিয়মিত কার্যকারিতা ও নিরাপত্তা আপডেট প্রযুক্তিটিকে সর্বদা হালনাগাদ রাখে।
- চাহিদা সংগ্রহ, কনফিগারেশন, পরীক্ষা, প্রশিক্ষণ এবং গো-লাইভ সাপোর্টসহ কাঠামোবদ্ধ বাস্তবায়ন পদ্ধতি
- বিস্তৃত প্রশাসক ও শেষ-ব্যবহারকারী প্রশিক্ষণ
- হেল্পডেস্ক এবং এসএলএ-চালিত সহায়তা সেবার মাধ্যমে নিবেদিত গ্রাহক সহায়তা
- নতুন কার্যকারিতা এবং নিরাপত্তা উন্নয়নসহ নিয়মিত পণ্য আপগ্রেড
- নিয়মিত পর্যালোচনা এবং ধারাবাহিক উন্নয়ন উদ্যোগের মাধ্যমে চলমান সম্পৃক্ততা
MiHCM সম্পর্কে
MiHCM এটি একটি এন্টারপ্রাইজ এইচআর ও পে-রোল প্রযুক্তি কোম্পানি, যা এশিয়ার ২২টিরও বেশি দেশে কার্যক্রম পরিচালনা করে। এর প্ল্যাটফর্মে রয়েছেMiHCM Enterprise এবং MiHCM Lite, পাশাপাশি MiA ONE (ব্যক্তিগত এআই এজেন্ট), SmartAssist (এআই এইচআর কো-পাইলট) এবং Syntra (এআই ইন্টেলিজেন্স ও অ্যানালিটিক্স প্ল্যাটফর্ম)। MiHCM Data and AI এবং MiHCM Consulting বাস্তবায়ন এবং পরবর্তী পর্যায়ে সংস্থাগুলোকে সহায়তা করে।
MiHCM এটি একটি মাইক্রোসফট ডেটা ও এআই সলিউশনস পার্টনার এবং মালয়েশিয়া ও শ্রীলঙ্কার কার্যক্রমের জন্য ISO/IEC 27701 সার্টিফিকেশন ধারণ করে। এর কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার পদ্ধতি প্রতিটি সিদ্ধান্তে প্রযুক্তি যে সমর্থন করে তাতে মানববিচারকে কেন্দ্রে রাখে।
