Knitting it all together

Tantangannya

Operasi manufaktur berskala sebesar ini terus-menerus menghasilkan pekerjaan di bidang SDM. Pergantian shift terjadi. Data kehadiran dicatat di lebih dari satu tempat. Perhitungan gaji harus akurat, setiap siklus, untuk lebih dari 1.700 orang. Sebelum MiHCM, sebagian besar pekerjaan tersebut dilakukan secara manual.

Tantangan yang dihadapi tim SDM:

Persyaratannya bukan sekadar sistem baru. Melainkan satu sumber informasi yang andal dan terpadu mengenai tenaga kerja — yang dapat dijadikan acuan bersama oleh bagian SDM, bagian penggajian, manajemen lini, dan para karyawan.

• Proses administrasi manual yang memakan waktu. Tugas-tugas SDM rutin menghabiskan berjam-jam waktu yang seharusnya dapat dimanfaatkan tim untuk berinteraksi dengan karyawan, bukan mengurus dokumen.
• Data kehadiran di berbagai lokasi. Catatan-catatan tersebut dikumpulkan secara terpisah, kemudian digabungkan secara manual sebelum dapat digunakan.
• Terdapat banyak intervensi manual dalam proses penggajian. Perhitungan dan validasi gaji bergantung pada pemeriksaan manual yang berulang-ulang, yang selalu berisiko menimbulkan kesalahan.
• Akses karyawan terhadap layanan SDM terbatas. Karyawan tidak memiliki jalur langsung untuk mengakses informasi mereka sendiri, sehingga setiap permintaan harus diajukan melalui bagian SDM.
• Tidak ada gambaran real-time mengenai tenaga kerja. Pemantauan kehadiran — serta lokasi karyawan lapangan — sulit dilakukan saat itu juga.
• Pelaporan yang tidak mampu mengikuti laju pengambilan keputusan. Pihak manajemen membutuhkan akurasi, kepatuhan, serta laporan yang dapat segera ditindaklanjuti.

Mengapa "MiHCM"?

Ocean Lanka membutuhkan sebuah platform yang mencakup seluruh siklus kerja karyawan dalam satu tempat, dapat digunakan baik di lantai produksi maupun di kantor, serta dapat disesuaikan dengan proses-proses perusahaannya, bukan sebaliknya.

MiHCM menawarkan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) terintegrasi berbasis cloud dengan akses karyawan yang mengutamakan perangkat seluler, sistem kehadiran yang didukung fitur geolokasi, serta integrasi real-time antara data kehadiran dan penggajian, yang disediakan oleh para konsultan yang berpengalaman dalam peraturan perundang-undangan lokal serta industri manufaktur.

Solusinya

MiHCM telah diimplementasikan sebagai satu platform terpadu, modul demi modul, dengan setiap elemen menjadi dasar bagi modul berikutnya.

Yang telah diterapkan:

• MiHCM HR Inti. Dibangun sebagai basis data karyawan terpusat dan catatan induk tunggal untuk seluruh data tenaga kerja.
• Waktu & Kehadiran. Pencatatan kehadiran otomatis dan pemrosesan kehadiran yang lancar, sehingga langkah konsolidasi dapat dihilangkan sepenuhnya.
• Layanan Mandiri Karyawan dan Aplikasi Seluler. Pengajuan dan persetujuan cuti, pembaruan profil, serta akses slip gaji, tersedia bagi karyawan melalui perangkat Android dan iOS.
• Layanan Geolokasi. Pencatatan kehadiran berbasis lokasi, yang memungkinkan perusahaan memantau keberadaan karyawan lapangan secara real-time.
• Alur kerja dan proses persetujuan yang telah dikonfigurasi. Operasional SDM telah didigitalisasi secara menyeluruh, dengan alur persetujuan yang dirancang sesuai dengan struktur internal Ocean Lanka.

Teknologi yang digunakan

• Platform HRIS berbasis awan MiHCM
• Aplikasi seluler untuk Android dan iOS
• Teknologi GPS dan geolokasi untuk verifikasi kehadiran
• Keamanan dan kontrol akses berbasis peran
• Otomatisasi alur kerja dengan proses persetujuan yang dapat dikonfigurasi
• Pelaporan dasbor dan analitik waktu nyata

Bagaimana pelaksanaan tersebut dilakukan

Proyek ini mengikuti metodologi implementasi terstruktur dari MiHCM, yang mendampingi klien mulai dari tahap pengumpulan persyaratan hingga peluncuran sistem yang didukung.

Sertifikasi tim yang mendukung pelaksanaan:

• Pengumpulan persyaratan. Proses-proses SDM, kehadiran, dan penggajian yang ada telah dipetakan secara terperinci bersama tim klien.
• Konfigurasi. Alur kerja, rantai persetujuan, aturan penggajian, dan peran akses telah dikonfigurasi sesuai dengan struktur Ocean Lanka, tanpa perlu pengembangan khusus yang rumit.
• Pengujian. Validasi paralel terhadap hasil perhitungan gaji dan kehadiran sebelum migrasi sistem.
• Pelatihan. Pelatihan menyeluruh bagi administrator dan pengguna akhir di bidang SDM, penggajian, dan manajemen lini.
• Layanan Geolokasi. Dukungan langsung selama siklus operasional awal, dengan tim proyek yang selalu siap membantu sepanjang waktu.

Hasilnya

Manfaat tersebut pertama kali terlihat dari berkurangnya beban kerja yang tidak lagi harus ditangani oleh departemen SDM, dan kemudian dari peningkatan kualitas informasi yang dapat diakses oleh perusahaan.

• Pekerjaan administrasi SDM secara manual berkurang secara signifikan. Proses rutin yang dulunya dilakukan menggunakan spreadsheet dan kertas kini dijalankan melalui platform ini.
• Penghitungan gaji yang lebih cepat dan akurat. Perhitungan otomatis serta pemotongan wajib telah menghilangkan sebagian besar proses verifikasi manual pada setiap siklus.
• Akurasi kehadiran yang lebih baik. Data kehadiran yang telah diverifikasi langsung dimasukkan ke dalam sistem penggajian, sehingga mengurangi ketidaksesuaian dalam penggajian.
• Pengalaman karyawan yang lebih baik. Karyawan dapat mengajukan cuti, memperbarui data pribadi, dan mengakses slip gaji melalui ponsel mereka masing-masing.
• Efisiensi operasional yang lebih tinggi. Alur kerja otomatis mempercepat proses persetujuan dan permohonan tanpa perlu pengejaran manual.
• Posisi kepatuhan yang lebih kuat. Catatan karyawan dan jejak audit yang terpusat mendukung pelaporan dan peninjauan sesuai ketentuan hukum.
• Visibilitas manajemen secara real-time. Pimpinan dapat melihat informasi tenaga kerja sesuai kondisi terkini, bukan seperti kondisi bulan lalu.

Menyajikan hasil analisis

Pelaporan dianggap sebagai bagian dari solusi, bukan sekadar tambahan belaka. Data yang direkam sekali di Core HR, termasuk data kehadiran dan penggajian, menjadi dasar untuk memperoleh wawasan di seluruh perusahaan.

• Dasbor SDM interaktif yang memberikan wawasan mengenai tenaga kerja
• Analisis kehadiran dan cuti secara real-time
• Ringkasan penggajian dan pelaporan sesuai ketentuan perundang-undangan
• Laporan SDM standar dan yang dapat disesuaikan untuk pengambilan keputusan operasional dan manajerial
• Dasbor berbasis data yang mendukung pengambilan keputusan bisnis dan perencanaan tenaga kerja yang lebih cepat

Apa yang membedakan solusi ini

• Sebuah platform SDM terintegrasi yang mencakup seluruh siklus hidup karyawan
• Pengalaman karyawan yang mengutamakan perangkat seluler, yang sesuai untuk tenaga kerja yang tidak bekerja di meja kantor
• Manajemen kehadiran berbasis lokasi geografis untuk karyawan lapangan dan karyawan yang tersebar di berbagai lokasi
• Alur kerja yang sangat fleksibel dalam hal konfigurasi, yang dapat diwujudkan tanpa perlu pengembangan khusus yang rumit
• Integrasi secara real-time antara sistem penggajian dan sistem kehadiran
• Data induk karyawan yang terpusat, memastikan konsistensi di seluruh modul

Skalabilitas dan kesiapan menghadapi masa depan

Ocean Lanka mengembangkan bisnisnya di atas platform tersebut, bukan di sekitarnya.

Mempertahankan kesuksesan jangka panjang:

• Arsitektur awan. Mendukung pertumbuhan organisasi tanpa perlu investasi infrastruktur yang besar.
• Platform modular. Solusi tambahan dari MiHCM — Manajemen Kinerja, Rekrutmen, Manajemen Pembelajaran, dan Analisis Tenaga Kerja — dapat diterapkan seiring dengan perubahan prioritas.
• Alur kerja yang dapat dikonfigurasi. Dapat menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan bisnis dan persyaratan kepatuhan tanpa perlu pengembangan ulang.
• Peningkatan produk yang berkelanjutan. Pembaruan fungsional dan keamanan yang rutin memastikan teknologi tetap mutakhir.
• Metodologi implementasi terstruktur yang mencakup pengumpulan persyaratan, konfigurasi, pengujian, pelatihan, dan dukungan saat peluncuran sistem
• Pelatihan menyeluruh bagi administrator dan pengguna akhir
• Layanan dukungan pelanggan yang khusus melalui helpdesk dan layanan dukungan yang berpedoman pada SLA
• Pembaruan produk secara berkala yang menghadirkan fitur-fitur baru dan peningkatan keamanan
• Keterlibatan berkelanjutan melalui tinjauan berkala dan inisiatif perbaikan berkelanjutan

Tentang MiHCM

MiHCM adalah perusahaan teknologi SDM dan penggajian untuk perusahaan yang beroperasi di lebih dari 22 negara di Asia. Platformnya mencakup MiHCM Enterprise dan MiHCM Lite, serta MiA ONE (asisten AI pribadi), SmartAssist (asisten AI untuk SDM), dan Syntra (platform kecerdasan dan analitik AI). Layanan MiHCM Data and AI serta MiHCM Consulting mendukung organisasi mulai dari tahap implementasi hingga tahap selanjutnya.

MiHCM merupakan Mitra Solusi Data dan AI Microsoft serta telah memperoleh sertifikasi ISO/IEC 27701 untuk operasinya di Malaysia dan Sri Lanka. Pendekatan perusahaan ini terhadap kecerdasan buatan tetap mengutamakan pertimbangan manusia dalam setiap keputusan yang didukung oleh teknologi tersebut.