Ocean Lanka (Pvt) Ltd. is Sri Lanka's largest weft knitted fabric manufacturer. Incorporated in 1994, the company began production in 1996 and today operates across all four phases of fabric production – knitting, dyeing, printing, and finishing – from its facility in the Biyagama Export Processing Zone. It is a joint venture between Hong Kong-based Fountain Set Holdings and Sri Lankan apparel groups Hirdaramani and Brandix and supplies leading international apparel brands.
With a workforce of more than 1,700 people spread across production, technical and administrative functions, Ocean Lanka is also known for its long-standing commitment to sustainable manufacturing and to the development of its people. That combination – industrial scale alongside a people-first culture – set the brief for its HR transformation.
ความท้าทาย
การดำเนินงานด้านการผลิตในขนาดนี้ก่อให้เกิดงานด้านทรัพยากรบุคคลอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนกะเกิดขึ้นบ่อยครั้ง การบันทึกการเข้างานถูกทำในหลายจุด ระบบการจ่ายเงินเดือนต้องถูกต้องในทุกรอบ สำหรับพนักงานกว่า 1,700 คน ก่อนที่จะมีระบบ MiHCM งานส่วนใหญ่เหล่านี้ต้องทำด้วยมือ
ความท้าทายที่ทีมทรัพยากรบุคคลต้องเผชิญ:
ความต้องการนี้ไม่ใช่เพียงระบบใหม่เท่านั้น แต่เป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวเกี่ยวกับข้อมูลจริงของพนักงาน — ซึ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายจ่ายเงินเดือน ผู้จัดการระดับสายงาน และพนักงานสามารถใช้ข้อมูลนี้ร่วมกันได้
- การบริหารจัดการแบบมือ ซึ่งใช้เวลามาก งานด้านทรัพยากรบุคคลประจำต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ซึ่งทีมต้องการใช้เวลาเหล่านั้นเพื่อดูแลพนักงาน ไม่ใช่เพื่อจัดการเอกสาร
- ข้อมูลการเข้าร่วมจากหลายสถานที่ ข้อมูลถูกเก็บรวบรวมแยกกัน แล้วรวมเข้าด้วยกันด้วยมือก่อนที่จะสามารถนำไปใช้ได้
- ต้องดำเนินการด้วยมืออย่างหนักในระบบการจ่ายเงินเดือน การคำนวณและตรวจสอบความถูกต้องของเงินเดือนต้องอาศัยการตรวจสอบด้วยมือซ้ำๆ ซึ่งมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดเสมอ
- พนักงานสามารถเข้าถึงบริการฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้จำกัด พนักงานไม่มีช่องทางโดยตรงเพื่อเข้าถึงข้อมูลของตนเอง ดังนั้นทุกคำขอจึงต้องผ่านฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแบบเรียลไทม์ การติดตามการมาทำงาน — และตำแหน่งของพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน — เป็นเรื่องที่ยากลำบากในขณะที่เหตุการณ์นั้นกำลังเกิดขึ้น
- รายงานที่ไม่สามารถตามทันการตัดสินใจได้ ฝ่ายบริหารต้องการความแม่นยำ ความสอดคล้องกับกฎระเบียบ และรายงานที่สามารถนำไปใช้ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
ทำไมต้องเลือกMiHCM?
Ocean Lanka ต้องการแพลตฟอร์มที่สามารถจัดการวงจรชีวิตของพนักงานอย่างครบถ้วนในที่เดียว ใช้งานได้ทั้งในโรงงานและในสำนักงาน และสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของบริษัท แทนที่จะต้องปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับแพลตฟอร์ม
MiHCM เสนอระบบ HRIS แบบบูรณาการบนคลาวด์ ที่ให้พนักงานเข้าถึงผ่านอุปกรณ์มือถือเป็นหลัก มีระบบบันทึกเวลาทำงานที่รองรับการระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ และการบูรณาการแบบเรียลไทม์ระหว่างระบบบันทึกเวลาทำงานและระบบเงินเดือน โดยให้บริการโดยผู้ปรึกษาที่มีประสบการณ์ด้านกฎหมายท้องถิ่นและอุตสาหกรรมการผลิต
ทางออก
MiHCM ได้ถูกพัฒนาขึ้นเป็นแพลตฟอร์มแบบบูรณาการเดียว โดยดำเนินการทีละโมดูล และแต่ละองค์ประกอบจะส่งข้อมูลต่อให้องค์ประกอบถัดไป
สิ่งที่ได้นำไปใช้งาน:
- MiHCM Core HR. ถูกจัดตั้งขึ้นเป็นฐานข้อมูลพนักงานแบบรวมศูนย์ และบันทึกหลักเดียวสำหรับข้อมูลพนักงานทั้งหมด
- ระบบเวลาและบันทึกการเข้าออก. การบันทึกการเข้าออกแบบอัตโนมัติและการประมวลผลการเข้าออกอย่างราบรื่น โดยตัดขั้นตอนการรวมข้อมูลออกไปทั้งหมด
- บริการแบบบริการตนเองสำหรับพนักงานและแอปพลิเคชันมือถือ พนักงานสามารถยื่นคำขอลาและรับการอนุมัติ อัปเดตข้อมูลส่วนตัว และดูใบจ่ายเงินได้ผ่านอุปกรณ์ Android และ iOS
- บริการระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ การบันทึกการเข้างานตามตำแหน่ง ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามสถานะของพนักงานภาคสนามได้แบบเรียลไทม์
- กระบวนการทำงานและขั้นตอนการอนุมัติที่ได้รับการกำหนดไว้แล้ว การดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลได้รับการแปลงเป็นระบบดิจิทัลอย่างครบวงจร พร้อมด้วยระบบการส่งต่อเพื่ออนุมัติที่ออกแบบให้สอดคล้องกับโครงสร้างเฉพาะของ Ocean Lanka
เทคโนโลยีที่ใช้
- แพลตฟอร์ม HRIS แบบคลาวด์MiHCM
- แอปพลิเคชันมือถือสำหรับ Android และ iOS
- เทคโนโลยี GPS และระบบระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์สำหรับการตรวจสอบการเข้าเรียน
- ระบบความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท
- การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานด้วยขั้นตอนการอนุมัติที่สามารถปรับแต่งได้
- รายงานบนแดชบอร์ดและการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์
วิธีการดำเนินการ
โครงการนี้ได้ปฏิบัติตามวิธีการดำเนินการที่มีโครงสร้างของMiHCM โดยนำลูกค้าผ่านทุกขั้นตอน ตั้งแต่การรวบรวมความต้องการ ไปจนถึงการนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริงพร้อมการสนับสนุน
ใบรับรองของทีมที่รับผิดชอบการส่งมอบ:
- การรวบรวมความต้องการ ได้ทำการวิเคราะห์และจัดทำแผนงานอย่างละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล การบันทึกการเข้า-ออก และการจ่ายเงินเดือนที่มีอยู่ร่วมกับทีมลูกค้า
- การตั้งค่า ระบบการทำงาน (Workflows), ลำดับการอนุมัติ (approval chains), กฎการจ่ายเงินเดือน และบทบาทการเข้าถึง (access roles) ได้รับการตั้งค่าให้สอดคล้องกับโครงสร้างของ Ocean Lanka โดยไม่จำเป็นต้องพัฒนาแบบกำหนดเองอย่างกว้างขวาง
- การทดสอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลการเข้า-ออกงานแบบขนาน ก่อนการเปลี่ยนระบบ
- การฝึกอบรม. การฝึกอบรมอย่างครบถ้วนสำหรับผู้บริหารและผู้ใช้ปลายทาง ในด้านทรัพยากรบุคคล การจ่ายเงินเดือน และการบริหารงานระดับสายงาน
- บริการระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ การสนับสนุนอย่างใกล้ชิดตลอดช่วงการดำเนินงานครั้งแรก โดยทีมโครงการจะพร้อมให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา
ผลลัพธ์
ผลประโยชน์ดังกล่าวปรากฏขึ้นก่อนอื่นจากงานที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไม่จำเป็นต้องทำอีกต่อไป และต่อมาคือคุณภาพของข้อมูลที่ฝ่ายธุรกิจสามารถตรวจสอบได้
- งานบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบมือถูกลดลงอย่างมีนัยสำคัญ การดำเนินการประจำที่เคยทำผ่านสเปรดชีตและเอกสารกระดาษ ตอนนี้ดำเนินการผ่านแพลตฟอร์มแล้ว
- การคำนวณเงินเดือนที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น การคำนวณอัตโนมัติและการหักเงินตามกฎหมายได้ช่วยลดภาระการตรวจสอบด้วยมือในทุกรอบการจ่ายเงินเดือนลงอย่างมาก
- ความแม่นยำในการบันทึกการเข้างานที่ดีขึ้น ข้อมูลการเข้างานที่ได้รับการตรวจสอบแล้วจะถูกส่งตรงไปยังระบบคำนวณเงินเดือน ซึ่งช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการคำนวณเงินเดือน
- ประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับพนักงาน พนักงานสามารถขอลา อัปเดตข้อมูลส่วนตัว และดูใบจ่ายเงินเดือนผ่านโทรศัพท์มือถือของตนเองได้
- ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีขึ้น กระบวนการทำงานอัตโนมัติช่วยให้การอนุมัติและคำขอดำเนินไปได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องติดตามด้วยมือ
- ตำแหน่งการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งขึ้น การจัดเก็บข้อมูลพนักงานและบันทึกการตรวจสอบแบบรวมศูนย์ ช่วยสนับสนุนการรายงานและตรวจสอบตามกฎหมาย
- ความโปร่งใสในการบริหารจัดการแบบเรียลไทม์ ผู้นำสามารถเห็นข้อมูลเกี่ยวกับกำลังแรงงานในสภาพปัจจุบัน ไม่ใช่ข้อมูลจากเดือนที่แล้ว
การนำเสนอข้อมูลวิเคราะห์
การรายงานถูกมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของทางออก ไม่ใช่เรื่องที่คิดถึงทีหลัง ข้อมูลที่บันทึกไว้ใน Core HR ระบบการบันทึกเวลาทำงาน และระบบเงินเดือน กลายเป็นพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลในทุกส่วนของธุรกิจ
- แดชบอร์ด HR แบบโต้ตอบที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกำลังแรงงาน
- การวิเคราะห์ข้อมูลการเข้างานและวันลาแบบเรียลไทม์
- รายงานสรุปเงินเดือนและการรายงานตามกฎหมาย
- รายงานทรัพยากรบุคคลแบบมาตรฐานและสามารถปรับแต่งได้ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจด้านการดำเนินงานและการบริหารจัดการ
- แดชบอร์ดที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งช่วยสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจและการวางแผนกำลังคนได้อย่างรวดเร็วขึ้น
จุดเด่นที่ทำให้โซลูชันนี้แตกต่างจากที่อื่น
- แพลตฟอร์มทรัพยากรบุคคลแบบบูรณาการเดียวที่ครอบคลุมวงจรชีวิตของพนักงานอย่างครบถ้วน
- ประสบการณ์ของพนักงานที่ให้ความสำคัญกับอุปกรณ์มือถือเป็นอันดับแรก ซึ่งเหมาะสมกับพนักงานที่ไม่ได้ทำงานที่โต๊ะทำงาน
- ระบบจัดการการลงชื่อเข้างานที่สนับสนุนการระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงานและพนักงานที่ทำงานในหลายสถานที่
- กระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น โดยไม่ต้องพัฒนาแบบกำหนดเองอย่างกว้างขวาง
- การบูรณาการแบบเรียลไทม์ระหว่างระบบเงินเดือนและระบบบันทึกเวลาทำงาน
- ข้อมูลหลักของพนักงานที่รวมศูนย์ เพื่อรับประกันความสอดคล้องกันในทุกโมดูล
ความสามารถในการขยายระบบและการเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต
Ocean Lanka กำลังพัฒนาบนแพลตฟอร์มนั้น ไม่ใช่รอบๆ มัน
การรักษาความสำเร็จในระยะยาว:
- สถาปัตยกรรมคลาวด์ ช่วยสนับสนุนการเติบโตขององค์กรโดยไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานอย่างใหญ่หลวง
- แพลตฟอร์มแบบโมดูลาร์ โซลูชันเพิ่มเติมของMiHCM — การจัดการประสิทธิภาพการทำงาน การสรรหาบุคลากร การจัดการการเรียนรู้ และการวิเคราะห์ข้อมูลกำลังแรงงาน — สามารถนำมาใช้ได้เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลงไป
- กระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้ สามารถปรับตัวให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจและข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไป โดยไม่ต้องพัฒนาใหม่
- การปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่อง การอัปเดตฟังก์ชันและความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอช่วยให้เทคโนโลยีทันสมัยอยู่เสมอ
- วิธีการดำเนินการที่มีโครงสร้างชัดเจน ซึ่งครอบคลุมการรวบรวมความต้องการ การกำหนดค่า การทดสอบ การฝึกอบรม และการสนับสนุนในช่วงเริ่มต้นการใช้งาน
- การฝึกอบรมอย่างครบถ้วนสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ปลายทาง
- บริการสนับสนุนลูกค้าอย่างเฉพาะเจาะจงผ่านศูนย์บริการลูกค้า (Helpdesk) และบริการสนับสนุนตามข้อตกลงระดับบริการ (SLA)
- การอัปเดตผลิตภัณฑ์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อเพิ่มฟังก์ชันใหม่และปรับปรุงความปลอดภัย
- การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องผ่านการทบทวนเป็นระยะและโครงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เกี่ยวกับMiHCM
MiHCM เป็นบริษัทเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคลและระบบเงินเดือนสำหรับองค์กร ซึ่งดำเนินธุรกิจในกว่า 22 ประเทศในเอเชีย แพลตฟอร์มของบริษัทประกอบด้วย MiHCM Enterprise และ MiHCM Lite พร้อมด้วย MiA ONE ซึ่งเป็นเอเยนต์ AI ส่วนตัว SmartAssist ซึ่งเป็นผู้ช่วย AI ด้านทรัพยากรบุคคล และ Syntra ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มปัญญาประดิษฐ์และวิเคราะห์ข้อมูล MiHCM Data and AI และ MiHCM Consulting ให้การสนับสนุนองค์กรตั้งแต่ขั้นตอนการนำระบบไปใช้จนถึงขั้นตอนต่อไป
MiHCM เป็นพันธมิตรด้านโซลูชันข้อมูลและปัญญาประดิษฐ์ของ Microsoft และได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO/IEC 27701 สำหรับการดำเนินงานในมาเลเซียและศรีลังกา แนวทางของบริษัทในการใช้ปัญญาประดิษฐ์ยังคงให้ความสำคัญกับการตัดสินใจของมนุษย์เป็นศูนย์กลางในทุกการตัดสินใจที่เทคโนโลยีนี้สนับสนุน
