Pan Asia Banking Corporation PLC (PABC) is a leading bank that has pioneered many firsts in the banking industry over the decades and has a strong reputation as a trusted and reliable banking solutions partner.
Positioning itself as a ‘Truly Sri Lankan Bank,’ its Corporate Philosophy emphasises empathy, care, and support for traditional values. The bank is known for its strong financial performance and resilience, focus on sustainable development and community upliftment, and commitment to innovation and digital transformation.
With 88 branches across Sri Lanka and over 1,600 employees, PABC provides a wide range of financial services through its Retail and SME Banking, Corporate Banking, and Treasury segments.
Những thách thức mà PABC phải đối mặt
Khi tổ chức ngân hàng thương mại hàng đầu này liên hệ với MiHCM, các hoạt động nhân sự của họ vẫn phụ thuộc rất nhiều vào các quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ, dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả và rủi ro tuân thủ ở một số lĩnh vực quan trọng:
1. Manual and Paper-Driven HR Operations — Employee onboarding, transfers, and separations were managed through physical forms and approvals. Time-consuming data entry increased the likelihood of human errors and data loss. Maintaining accurate and up-to-date personnel records was difficult.
2. Regulatory Compliance and Audit Pressure — Frequent internal and regulatory reporting demanded precise and timely HR data. Ensuring proper documentation of employee records and approvals for inspections was a challenge.
3. Inefficient Leave and Attendance Tracking — Attendance was recorded manually at branch level using registers, then consolidated centrally. Overtime calculations and attendance reconciliation were prone to errors. Payroll processing was time-consuming and involved many human resources to carry out the processing due to the manual effort required for data collection and report creation.
4. Manual Recruitment and Onboarding — Recruitment was handled manually — CVs were collected via email, shortlisted using physical documents, and printed for interview panels. Inconsistencies in selection, documentation, and approvals were common. The time from vacancy request to onboarding was lengthy, inefficient and consumed excessive man-hours.
Các giải pháp của MiHCM
Để giải quyết những thách thức này, Công ty Dịch vụ Nhân sự và Tuyển dụng (MiHCM) đã triển khai một bộ giải pháp nhân sự kỹ thuật số, bao gồm các mô-đun: Quản lý nhân sự cốt lõi (Core HR), Quản lý chấm công, Tuyển dụng, Dynamics và Phân tích dữ liệu.
Điều này đã cho phép số hóa hồ sơ nhân viên, tự động hóa quy trình phê duyệt, tự động hóa chính sách nghỉ phép, tự động ghi nhận các trường hợp chấm công không hợp lệ và chấm công trễ, cũng như cung cấp các tính năng báo cáo nâng cao.
Tác động và kết quả
Quá trình chuyển đổi số các hoạt động nhân sự của PABC do MiHCM thực hiện đã mang lại những cải thiện rõ rệt:
- Các chức năng nhân sự tự động hóa: Việc quản lý hồ sơ nhân viên và theo dõi ngày nghỉ/chấm công đã được số hóa, giúp giảm thiểu sai sót do thực hiện thủ công và loại bỏ nhu cầu sử dụng tài liệu giấy.
- Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Các quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới đã trở nên nhanh chóng hơn và tiết kiệm chi phí hơn, nhờ hệ thống báo cáo được cải thiện và giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
- Khả năng truy cập trên thiết bị di động: Ứng dụng di động “MiHCM” cho phép thực hiện các yêu cầu và phê duyệt ngay cả khi đang di chuyển, giúp tăng cường sự tiện lợi và khả năng phản hồi.
- Phân tích thời gian thực: Các công cụ phân tích nâng cao giúp cung cấp cái nhìn tổng quan tức thì về dữ liệu nhân sự, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng hơn và dựa trên dữ liệu.
Một quá trình chuyển đổi thành công
Thông qua quan hệ đối tác với MiHCM, Pan Asia Banking Corporation PLC đã chuyển đổi thành công từ các hoạt động nhân sự thủ công, dựa trên giấy tờ sang một môi trường nhân sự hoàn toàn số hóa, tập trung và dựa trên phân tích dữ liệu.
Khi trình bày về cách phần mềm “MiHCM” đã thay đổi hoạt động nhân sự của PABC, bà Thushari Malalgoda, Phó Tổng Giám đốc phụ trách Nhân sự của PABC, cho biết: “MiHCM đã thực sự thay đổi hoạt động nhân sự của chúng tôi bằng cách tối ưu hóa các quy trình, giúp chúng trở nên hiệu quả, minh bạch và thân thiện với người dùng hơn. Phần mềm này đã mang lại cho cả đội ngũ nhân sự lẫn nhân viên của chúng tôi những trải nghiệm số liền mạch.”
Ông Malalgoda nhấn mạnh rằng hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực (MiHCM) đã cải thiện đáng kể các hoạt động nhân sự thông qua việc tập trung hóa và tự động hóa các chức năng cốt lõi, chẳng hạn như Quản lý Hồ sơ Nhân viên, Quản lý Nghỉ phép và Quản lý Chấm công; điều này đã giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công và việc xử lý các bản sao điện tử của hồ sơ cá nhân, từ đó loại bỏ được các tài liệu giấy và giảm chi phí in ấn.
Bà cho biết rằng MiHCM đã tiếp tục tối ưu hóa quy trình Tuyển dụng và Đào tạo nhân viên mới, giúp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và thời gian cần thiết để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, cải thiện hệ thống báo cáo để có được những thông tin phân tích nhanh chóng hơn, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Bà cho biết thêm rằng ứng dụng di động này mang lại sự tiện lợi hơn nữa, cho phép thực hiện các thủ tục phê duyệt và yêu cầu mọi lúc mọi nơi, đồng thời đã tạo ra một môi trường nhân sự kỹ thuật số chính xác, hiệu quả và hấp dẫn hơn cho đội ngũ và nhân viên của PABC.
Khi đề cập đến khía cạnh phân tích nâng cao, ông Malalgoda cho biết: “Tính năng phân tích nâng cao củaMiHCM mang lại cái nhìn toàn diện theo thời gian thực về dữ liệu nhân sự, cho phép chúng tôi theo dõi xu hướng, xác định các vấn đề và truy cập thông tin chính xác ngay lập tức. Điều này đã giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh chóng và có cơ sở hơn, hỗ trợ bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo hành động kịp thời và hiệu quả.”
Sự chuyển đổi trong lĩnh vực nhân sự này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ quy định, mà còn mang đến cho nhân viên và đội ngũ nhân sự của PABC những trải nghiệm liền mạch, tương thích với thiết bị di động. Bằng việc áp dụng các giải pháp đổi mới số, PABC tiếp tục củng cố vị thế của mình như một ngân hàng Sri Lanka thực sự, có tầm nhìn tiên phong, cam kết hướng tới sự xuất sắc, phát triển bền vững và các giá trị lấy con người làm trung tâm.
