Ocean Lanka (Pvt) Ltd. is Sri Lanka's largest weft knitted fabric manufacturer. Incorporated in 1994, the company began production in 1996 and today operates across all four phases of fabric production – knitting, dyeing, printing, and finishing – from its facility in the Biyagama Export Processing Zone. It is a joint venture between Hong Kong-based Fountain Set Holdings and Sri Lankan apparel groups Hirdaramani and Brandix and supplies leading international apparel brands.
With a workforce of more than 1,700 people spread across production, technical and administrative functions, Ocean Lanka is also known for its long-standing commitment to sustainable manufacturing and to the development of its people. That combination – industrial scale alongside a people-first culture – set the brief for its HR transformation.
Thử thách
Một hoạt động sản xuất quy mô như vậy liên tục tạo ra khối lượng công việc liên quan đến nhân sự. Các ca làm việc thay đổi. Dữ liệu chấm công được ghi nhận tại nhiều nơi khác nhau. Việc tính lương phải chính xác trong mỗi chu kỳ, cho hơn 1.700 nhân viên. Trước khi có phần mềm MiHCM, phần lớn công việc đó được thực hiện thủ công.
Những thách thức mà đội ngũ Nhân sự phải đối mặt:
Yêu cầu này không chỉ đơn thuần là một hệ thống mới. Đó là một nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy về lực lượng lao động — một nguồn mà bộ phận Nhân sự, bộ phận tính lương, cấp quản lý trực tiếp và nhân viên đều có thể dựa vào để làm việc.
- Công tác quản lý thủ công, tốn nhiều thời gian. Các công việc thường nhật về nhân sự đã chiếm mất hàng giờ mà đội ngũ mong muốn dành cho nhân viên, chứ không phải cho các thủ tục giấy tờ.
- Dữ liệu về tình hình tham dự tại nhiều địa điểm. Các bản ghi được thu thập riêng rẽ và sau đó được tổng hợp thủ công trước khi có thể đưa vào sử dụng.
- Việc xử lý bảng lương phải thực hiện thủ công rất nhiều. Quá trình tính toán và xác minh lương phụ thuộc vào việc kiểm tra thủ công lặp đi lặp lại, kèm theo nguy cơ sai sót vốn luôn tiềm ẩn.
- Quyền truy cập của nhân viên vào các dịch vụ nhân sự bị hạn chế. Nhân viên không có cách nào truy cập trực tiếp vào thông tin của chính mình, do đó mọi yêu cầu đều phải thông qua bộ phận nhân sự.
- Không có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về lực lượng lao động. Việc theo dõi tình trạng chấm công — cũng như vị trí của nhân viên làm việc tại hiện trường — rất khó khăn ngay tại thời điểm diễn ra.
- Các báo cáo không theo kịp các quyết định. Ban lãnh đạo cần những báo cáo chính xác, tuân thủ quy định và có thể dựa vào đó để đưa ra hành động kịp thời.
Tại sao lại là “MiHCM”?
Ocean Lanka cần một nền tảng có thể quản lý toàn bộ chu trình làm việc của nhân viên tại một nơi duy nhất, hoạt động được cả tại xưởng sản xuất lẫn văn phòng, và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của công ty thay vì phải điều chỉnh quy trình theo nền tảng đó.
MiHCM đã cung cấp một hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) tích hợp, dựa trên nền tảng đám mây, với tính năng truy cập ưu tiên thiết bị di động cho nhân viên, chức năng chấm công dựa trên định vị địa lý và tích hợp thời gian thực giữa dữ liệu chấm công và bảng lương, được triển khai bởi các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm về pháp luật địa phương và lĩnh vực sản xuất.
Giải pháp
MiHCM đã được triển khai dưới dạng một nền tảng tích hợp duy nhất, từng mô-đun một, với mỗi thành phần hỗ trợ cho thành phần tiếp theo.
Những gì đã được triển khai:
- MiHCM Core HR. Được thiết lập như cơ sở dữ liệu nhân viên tập trung và hồ sơ chính duy nhất cho tất cả dữ liệu về lực lượng lao động.
- Quản lý thời gian và chấm công. Tự động ghi nhận chấm công và xử lý chấm công liền mạch, loại bỏ hoàn toàn bước tổng hợp dữ liệu.
- Dịch vụ tự phục vụ dành cho nhân viên và ứng dụng di động. Các tính năng như nộp đơn xin nghỉ phép và phê duyệt, cập nhật hồ sơ cá nhân và truy cập bảng lương đều có sẵn cho nhân viên trên nền tảng Android và iOS.
- Dịch vụ định vị địa lý. Chức năng chấm công dựa trên vị trí, giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí của nhân viên làm việc tại hiện trường theo thời gian thực.
- Các quy trình làm việc và quy trình phê duyệt đã được thiết lập. Các hoạt động nhân sự được số hóa toàn diện, với quy trình chuyển tiếp phê duyệt được thiết kế phù hợp với cơ cấu riêng của Ocean Lanka.
Các công nghệ được ứng dụng
- Nền tảng quản lý nguồn nhân lực (HRIS) “MiHCM” dựa trên đám mây
- Ứng dụng di động dành cho Android và iOS
- Công nghệ GPS và định vị địa lý để xác thực sự có mặt
- Bảo mật và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
- Tự động hóa quy trình làm việc với các quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh
- Báo cáo trên bảng điều khiển và phân tích thời gian thực
Quá trình triển khai đã được thực hiện như thế nào
Dự án đã tuân thủ phương pháp triển khai có cấu trúc của MiHCM, đồng hành cùng khách hàng từ giai đoạn thu thập yêu cầu cho đến khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động với sự hỗ trợ đầy đủ.
Các chứng nhận của đội ngũ đứng sau quá trình triển khai:
- Thu thập yêu cầu. Các quy trình hiện tại về nhân sự, chấm công và tính lương đã được lập bản đồ chi tiết cùng với đội ngũ khách hàng.
- Cấu hình. Các quy trình làm việc, chuỗi phê duyệt, quy tắc tính lương và vai trò truy cập được cấu hình phù hợp với cơ cấu tổ chức của Ocean Lanka mà không cần phát triển tùy chỉnh quy mô lớn.
- Kiểm thử. Xác thực song song các kết quả về bảng lương và chấm công trước khi chuyển đổi hệ thống.
- Đào tạo. Chương trình đào tạo toàn diện dành cho quản trị viên và người dùng cuối trong các lĩnh vực nhân sự, tính lương và quản lý trực tiếp.
- Dịch vụ định vị địa lý. Hỗ trợ trực tiếp trong suốt các chu kỳ vận hành ban đầu, với đội ngũ dự án luôn sẵn sàng hỗ trợ trong suốt quá trình này.
Kết quả
Những lợi ích này trước tiên thể hiện qua những công việc mà bộ phận Nhân sự không còn phải thực hiện nữa, và sau đó là qua chất lượng thông tin mà doanh nghiệp có thể tiếp cận.
- Công tác quản lý nhân sự thủ công đã được giảm đáng kể. Các quy trình thường nhật trước đây được thực hiện trên bảng tính và giấy tờ nay đã được thực hiện trên nền tảng này.
- Việc tính lương nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tính toán tự động và khấu trừ theo quy định pháp luật đã giúp loại bỏ phần lớn công việc xác minh thủ công trong mỗi chu kỳ.
- Nâng cao độ chính xác của dữ liệu chấm công. Dữ liệu chấm công đã được xác thực được nhập trực tiếp vào hệ thống tính lương, giúp giảm thiểu sai sót trong việc tính lương.
- Mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Nhân viên có thể nộp đơn xin nghỉ phép, cập nhật thông tin cá nhân và truy cập bảng lương ngay trên điện thoại của mình.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động. Các quy trình làm việc tự động giúp xử lý các yêu cầu và thủ tục phê duyệt một cách trơn tru mà không cần phải theo dõi thủ công.
- Vị thế tuân thủ vững chắc hơn. Hồ sơ nhân viên và nhật ký kiểm toán được tập trung hóa giúp hỗ trợ việc lập báo cáo và rà soát theo quy định của pháp luật.
- Khả năng theo dõi quản lý theo thời gian thực. Ban lãnh đạo có thể nắm bắt thông tin về lực lượng lao động ở thời điểm hiện tại, chứ không phải tình hình của tháng trước.
Cung cấp các phân tích
Việc lập báo cáo được coi là một phần của giải pháp, chứ không phải là một việc làm thêm vào sau cùng. Dữ liệu được thu thập một lần trong hệ thống Core HR, bao gồm thông tin về chấm công và bảng lương, đã trở thành cơ sở để phân tích và đưa ra các nhận định trên toàn bộ doanh nghiệp.
- Các bảng điều khiển nhân sự tương tác cung cấp thông tin chi tiết về lực lượng lao động
- Phân tích chấm công và nghỉ phép theo thời gian thực
- Báo cáo tổng hợp tiền lương và báo cáo theo quy định pháp luật
- Các báo cáo nhân sự tiêu chuẩn và có thể tùy chỉnh nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định về vận hành và quản lý
- Các bảng điều khiển dựa trên dữ liệu giúp đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng hơn và lập kế hoạch nhân sự hiệu quả hơn
Điều gì làm nên sự khác biệt của giải pháp này
- Một nền tảng nhân sự tích hợp duy nhất bao quát toàn bộ vòng đời của nhân viên
- Một trải nghiệm dành cho nhân viên ưu tiên thiết bị di động, phù hợp với lực lượng lao động không làm việc tại bàn làm việc
- Quản lý chấm công tích hợp định vị địa lý dành cho nhân viên làm việc tại hiện trường và tại nhiều địa điểm
- Các quy trình làm việc có khả năng tùy chỉnh cao, được thực hiện mà không cần phát triển tùy chỉnh phức tạp
- Tích hợp thời gian thực giữa hệ thống tính lương và hệ thống chấm công
- Dữ liệu chủ về nhân viên được tập trung hóa, đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các mô-đun
Khả năng mở rộng và khả năng thích ứng với tương lai
Ocean Lanka đang phát triển trên nền tảng này, chứ không phải xung quanh nó.
Duy trì thành công lâu dài:
- Kiến trúc đám mây. Hỗ trợ sự phát triển của tổ chức mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng.
- Nền tảng mô-đun. Các giải pháp bổ sung của MiHCM — Quản lý hiệu suất, Tuyển dụng, Quản lý đào tạo và Phân tích lực lượng lao động — có thể được triển khai khi các ưu tiên thay đổi.
- Các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh. Thích ứng với những thay đổi trong yêu cầu kinh doanh và tuân thủ mà không cần phát triển lại.
- Liên tục cải tiến sản phẩm. Các bản cập nhật định kỳ về tính năng và bảo mật giúp công nghệ luôn được cập nhật.
- Phương pháp luận triển khai có cấu trúc, bao gồm các giai đoạn thu thập yêu cầu, cấu hình, kiểm thử, đào tạo và hỗ trợ đưa vào vận hành
- Chương trình đào tạo toàn diện dành cho quản trị viên và người dùng cuối
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên biệt thông qua trung tâm hỗ trợ và các dịch vụ hỗ trợ tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)
- Các bản nâng cấp sản phẩm định kỳ nhằm giới thiệu các tính năng mới và cải tiến về bảo mật
- Tương tác liên tục thông qua các đợt rà soát định kỳ và các sáng kiến cải tiến liên tục
Giới thiệu về MiHCM
MiHCM là một công ty công nghệ chuyên về quản lý nhân sự và tính lương cho doanh nghiệp, hoạt động tại hơn 22 quốc gia ở châu Á. Nền tảng của công ty bao gồm các trang web MiHCM Enterprise và MiHCM Lite, cùng với MiA ONE (trợ lý AI cá nhân), SmartAssist (trợ lý AI hỗ trợ quản lý nhân sự) và Syntra (nền tảng trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu). Các dịch vụ MiHCM (Dữ liệu và AI) và MiHCM (Tư vấn) hỗ trợ các tổ chức trong quá trình triển khai và các giai đoạn tiếp theo.
MiHCM là Đối tác Giải pháp Dữ liệu và Trí tuệ Nhân tạo của Microsoft và đã đạt chứng nhận ISO/IEC 27701 cho các hoạt động tại Malaysia và Sri Lanka. Phương pháp tiếp cận trí tuệ nhân tạo của công ty luôn đặt sự phán đoán của con người làm trọng tâm trong mọi quyết định mà công nghệ hỗ trợ.
