ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานครอบคลุมถึงวิธีที่องค์กรรวบรวม ใช้ จัดเก็บ และกำจัดข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน — ข้อมูลเงินเดือน, บันทึก HR, สวัสดิการ, บันทึกทางการแพทย์, การตรวจสอบประวัติ และข้อมูลชีวมิติ.
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้จัดการบันทึกข้อมูลส่วนใหญ่เหล่านี้ และด้วยเหตุนี้จึงต้องเป็นผู้นำในการนำมาตรการควบคุมความเป็นส่วนตัวมาใช้ในเชิงปฏิบัติ ซึ่งแตกต่างจากโปรแกรมคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับผู้บริโภค เนื่องจากข้อมูลการจ้างงานมักเกี่ยวข้องกับกฎระเบียบเฉพาะภาคส่วน (เช่น ข้อมูลเงินเดือนและสวัสดิการ) รวมถึงการคุ้มครองพิเศษสำหรับข้อมูลทางการแพทย์และพันธุกรรม.
แรงกดดันทางกฎระเบียบกำลังเพิ่มขึ้นในหลายระดับ: กฎหมายเฉพาะภาคส่วน เช่น HIPAA, ADA และ GINA กำหนดข้อจำกัดด้านความลับและการเข้าถึงข้อมูลสุขภาพและข้อมูลทางพันธุกรรม; กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของรัฐกำลังพัฒนาเพื่อจัดการกับข้อมูลการจ้างงาน; และกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลชีวมิติในบางรัฐเพิ่มข้อกำหนดเกี่ยวกับความยินยอมและการเก็บรักษาข้อมูล.
ทำไมการเป็นเจ้าของของฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงสำคัญ — ไม่ใช่แค่ฝ่ายกฎหมายหรือไอที
- การแจ้งให้ทราบและความโปร่งใส: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดทำประกาศสำหรับผู้สมัครงาน/พนักงาน และต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแจกจ่ายและได้รับการยืนยันการรับทราบแล้ว.
- ขีดจำกัดการเก็บรวบรวม: HR ตัดสินใจว่าฟิลด์ใดบ้างที่ต้องกรอกเป็นข้อบังคับเมื่อเริ่มงาน และการตรวจสอบจากบุคคลภายนอกใดบ้างที่จำเป็นต้องดำเนินการ.
- การเก็บรักษาและการลบ: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินการตามกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลและทำความสะอาดข้อมูลเมื่อพนักงานออกจากองค์กร.
- การเข้าถึงและการประมวลผลอย่างปลอดภัย: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้กำหนดว่าใครต้องการเข้าถึงข้อมูลและประสานงานการทบทวนการเข้าถึงกับฝ่ายไอที.
กรณีธุรกิจ: การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่แข็งแกร่งช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายและการละเมิดข้อมูล, เพิ่มความไว้วางใจ และช่วยในการสรรหาและรักษาพนักงานโดยการแสดงความเคารพต่อข้อมูลของพนักงาน. คุณสมบัติของระบบ HRIS — บันทึกการตรวจสอบ, กระบวนการทำงาน DSR และกฎการเก็บรักษาอัตโนมัติ — ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเปลี่ยนนโยบายให้เป็นการดำเนินงานที่สามารถทำซ้ำได้โดยไม่ต้องพึ่งพา IT อย่างหนัก.
คำตอบและการดำเนินการอย่างรวดเร็ว
สรุปอย่างรวดเร็วและดำเนินการทันทีที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานในระยะเวลา 30/90/180 วัน.
รายการตรวจสอบการดำเนินการ 30/90/180 วัน
- 30 วัน: ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลอัตราการเต้นของหัวใจแบบเบา (รายการที่มีความเสี่ยงสูงก่อน), อัปเดตประกาศความเป็นส่วนตัวของพนักงาน, และกำหนดให้มีการยอมรับนโยบายในขั้นตอนการรับเข้าทำงาน.
- 90 วัน: อัตโนมัติกฎการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับเงินเดือนและสวัสดิการ, ติดตั้งแบบตรวจสอบผู้ขาย/แบบฟอร์ม DPA, และเปิดใช้งานระบบให้บริการตนเองสำหรับคำขอข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน.
- 180 วัน: ดำเนินการทบทวนการเข้าถึงข้อมูลรายไตรมาส, นำระบบอัตโนมัติ DSR มาใช้ใน HRIS, และดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัยของผู้ให้บริการและผู้ให้บริการย่อย.
ข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูงเพื่อจัดลำดับความสำคัญ
- หมายเลขประกันสังคมและบัตรประจำตัวประชาชน
- รายละเอียดบัญชีธนาคารและเงินเดือน
- บันทึกสุขภาพและความพิการ (ผลกระทบของ HIPAA/ADA)
- ข้อมูลชีวมิติและข้อมูลทางพันธุกรรม
- รายงานการตรวจสอบประวัติ
วิธีที่ MiHCM ช่วยเร่งการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- บริการตนเองสำหรับพนักงาน: ให้พนักงานสามารถส่ง DSR และเข้าถึงสลิปเงินเดือนได้โดยไม่ต้องผ่านการประมวลผลด้วยมือจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล.
- บันทึกการตรวจสอบ: ให้การตรวจสอบการเข้าถึงและหลักฐานสำหรับการตรวจสอบ.
- ผู้สร้างกระบวนการทำงาน: บันทึกการยินยอม, แจกจ่ายนโยบาย และบังคับใช้กฎการเก็บรักษา.
การดำเนินการอย่างรวดเร็วเหล่านี้ช่วยลดภาระงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล จำกัดการเก็บรวบรวมข้อมูลเกินความจำเป็น และสร้างหลักฐานสำหรับการตรวจสอบให้กับหน่วยงานกำกับดูแลและทีมกฎหมาย.
ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานคืออะไร? ประเภทของข้อมูล HR และหมวดหมู่ความเสี่ยง
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดการข้อมูลส่วนบุคคลหลายประเภทที่มีความแตกต่างกันตามความอ่อนไหวและปัจจัยทางกฎหมายที่กระตุ้นการดำเนินการ การจัดทำทะเบียนข้อมูลของฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างง่ายจะช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของการควบคุมได้: ประเภทข้อมูล → สถานที่จัดเก็บ → เจ้าของข้อมูล → ฐานทางกฎหมาย/ปัจจัยที่กระตุ้น → กฎการเก็บรักษา.
หมวดหมู่ข้อมูลทรัพยากรบุคคลทั่วไป
- ข้อมูลประจำตัว: ชื่อ, วันเดือนปีเกิด, ข้อมูลการติดต่อ.
- ตัวระบุ: หมายเลขประกันสังคม, หนังสือเดินทาง, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี.
- เงินเดือนและการเงิน: บัญชีธนาคาร, ประวัติเงินเดือน, แบบฟอร์มภาษี.
- ผลประโยชน์และสุขภาพ: การเรียกร้อง, ผู้อยู่ในอุปการะ, บันทึกที่พักอาศัย.
- การดำเนินการด้านประสิทธิภาพและทรัพยากรบุคคล: การประเมินผล, บันทึกทางวินัย.
- การตรวจสอบประวัติ: ประวัติอาชญากรรม ประวัติการทำงาน การตรวจสอบวุฒิการศึกษา.
- ชีวมิติและตำแหน่งที่ตั้ง: ลายนิ้วมือ, แบบจำลองใบหน้า, การระบุตำแหน่งทางภูมิศาสตร์/บันทึกการเข้าออก.
หมวดหมู่ความเสี่ยงและปัจจัยกระตุ้น
- ความไวสูง: หมายเลขประกันสังคม, หมายเลขบัญชีธนาคาร, ข้อมูลสุขภาพและพันธุกรรม, ข้อมูลชีวมิติ — ให้ความสำคัญกับการเข้ารหัส, การควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด และการเก็บรักษาข้อมูลในระยะเวลาสั้น.
- ตัวกระตุ้นด้านกฎระเบียบ: ข้อมูลสุขภาพ → HIPAA/ADA; ข้อมูลทางพันธุกรรม → GINA; ข้อมูลชีวมิติ → กฎหมายชีวมิติของรัฐ เช่น BIPA ของรัฐอิลลินอยส์.
- ความเสี่ยงในการดำเนินงาน: สิทธิ์การเข้าถึงที่กว้างขวาง, การเปิดเผยต่อผู้ขาย, การเก็บรักษาข้อมูลเกินความจำเป็น และการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มากเกินไป เพิ่มความเป็นไปได้ในการละเมิดข้อมูล.
การแลกเปลี่ยนความเป็นส่วนตัว
นายจ้างต้องสร้างสมดุลระหว่างความต้องการในการดำเนินงาน เช่น การติดตามประสิทธิภาพการทำงาน กับความไว้วางใจและข้อจำกัดทางกฎหมาย การติดตามที่มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจน มีการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า และมีความเหมาะสมตามความจำเป็น จะมีความเสี่ยงน้อยกว่าการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องและล่วงล้ำ แผนกทรัพยากรบุคคลควรจัดทำเอกสารหลักฐานทางกฎหมายและมาตรการบรรเทาผลกระทบสำหรับโปรแกรมการติดตามใดๆ.
ขั้นตอนปฏิบัติ
สร้างทะเบียนข้อมูลทรัพยากรบุคคลแบบสองคอลัมน์: คอลัมน์ซ้ายระบุประเภทข้อมูล; คอลัมน์ขวาแสดงฐานทางกฎหมายและเงื่อนไขการเก็บรักษา ทำเครื่องหมายรายการที่มีความเสี่ยงสูงเพื่อควบคุมทางเทคนิคและทางสัญญาโดยทันที.
กฎหมายที่ใช้บังคับ (สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องทราบ)
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเชื่อมโยงข้อผูกพันทางกฎหมายกับประเภทข้อมูลและกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล ด้านล่างนี้คือกฎหมายหลักและผลกระทบในทางปฏิบัติสำหรับโปรแกรมทรัพยากรบุคคล.
การปูทับซ้อนของรัฐบาลกลาง
- พระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัว (พนักงานรัฐบาลกลาง): ควบคุมระบบการจัดเก็บข้อมูลของหน่วยงานรัฐบาลกลาง; จำกัดการเปิดเผยข้อมูลของพนักงานรัฐบาลกลาง. กระทรวงยุติธรรมสหรัฐฯ, พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (2022).
- HIPAA: แผนประกันสุขภาพกลุ่มที่นายจ้างเป็นผู้สนับสนุนและพันธมิตรทางธุรกิจของแผนดังกล่าวต้องปฏิบัติตามกฎความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของ HIPAA สำหรับข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรแยกข้อมูล PHI ของแผนออกจากบันทึกข้อมูลบุคลากรทั่วไป. HHS, กฎความเป็นส่วนตัวของ HIPAA (2025).
- ADA และ GINA: ADA กำหนดให้ข้อมูลทางการแพทย์ที่ได้รับจากการตรวจสุขภาพหรือการจัดการความพิการต้องเป็นความลับ; GINA จำกัดนายจ้างไม่ให้ขอหรือใช้ข้อมูลทางพันธุกรรมในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจ้างงาน. คำแนะนำของ EEOC, ADA (2000); EEOC, แผ่นข้อมูล GINA (2014).
- FCRA: การตรวจสอบประวัติโดยใช้รายงานผู้บริโภคต้องมีการแจ้งเตือนและมักต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร; ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องปฏิบัติตามขั้นตอนเมื่อมีการดำเนินการที่เป็นผลเสีย.
ระหว่างประเทศ: GDPR มีผลบังคับใช้เมื่อมีการประมวลผลข้อมูลของพนักงานที่พำนักอยู่ในสหภาพยุโรป นายจ้างต้องจัดทำเอกสารแสดงฐานทางกฎหมายที่ชอบด้วยกฎหมาย (การปฏิบัติตามสัญญา ภาระผูกพันทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย) และดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) สำหรับการประมวลผลข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูงหรือการตัดสินใจโดยอัตโนมัติ.
รายการตรวจสอบ HR ที่ใช้ได้จริง
- อัปเดตประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานและผู้สมัครงาน และติดตามการรับทราบ.
- ดำเนินการประเมินการโอนข้อมูลข้ามพรมแดนและนำมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมมาใช้สำหรับข้อมูลของสหภาพยุโรป.
- แผนที่ตำแหน่งที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและรักษาบันทึกการเปลี่ยนแปลงภายในพร้อมวันที่ที่มีผลบังคับใช้.
วงจรชีวิตข้อมูลพนักงาน — รวบรวม, ประมวลผล, จัดเก็บ, รักษาไว้, และลบ
- การสรรหา: ใบสมัครงาน, ประวัติย่อ, การตรวจสอบคัดกรอง.
- การเริ่มต้นใช้งาน: เอกสารยืนยันตัวตน, รายละเอียดบัญชีธนาคาร, แบบฟอร์มภาษี.
- การจ้างงาน: การจ่ายเงินเดือน, การประเมินผลการปฏิบัติงาน, การลงทะเบียนสวัสดิการ, การจัดเตรียมการอำนวยความสะดวกทางการแพทย์.
- การออกจากงาน: เงินเดือนสุดท้าย, การอ้างอิง, การคืนทรัพย์สิน, การยกเลิกการเข้าถึง.
- บันทึกข้อมูลพนักงานเก่า: บันทึกภาษีและเงินเดือน, บันทึกบำนาญ.
- ดำเนินการจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติสำหรับพนักงานที่ถูกยกเลิกการจ้างงานหลังจากระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย.
- บันทึกการลบข้อมูลและส่งออกสำเนาเมื่อกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาข้อมูลสำหรับพนักงานที่ลาออก.
- กำหนดบทบาทการเข้าถึงเอกสารและเพิกถอนการเข้าถึงเมื่อสิ้นสุดการทำงานโดยใช้กระบวนการทำงานอัตโนมัติตามวงจรชีวิต.
| ประเภทข้อมูล | การเก็บรักษาทั่วไป |
|---|---|
| บันทึกการจ่ายเงินเดือน | 4–7 ปี (ตามข้อบังคับทางภาษีและรัฐ). |
| แบบฟอร์มภาษี (W-2) | 4 ปี. |
| การตรวจสอบประวัติ | 1–7 ปี ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ. |
| บันทึกที่พักทางการแพทย์ | เก็บรักษาไว้ตามข้อกำหนดทางกฎหมายและแยกเก็บจากแฟ้มประวัติบุคลากร. |
นโยบาย, ประกาศ และแบบนโยบายคุ้มครองข้อมูลพนักงานพร้อมใช้
นโยบาย HR ต้องกระชับ สามารถนำไปปฏิบัติได้ และนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของการรับเข้าทำงาน นโยบายควรปรากฏในที่ที่พนักงานคาดหวัง — จดหมายเสนองาน คู่มือพนักงาน และพอร์ทัลเงินเดือน — และมีการติดตามการรับทราบ.
องค์ประกอบหลักของนโยบาย
- ขอบเขตและวัตถุประสงค์.
- หมวดหมู่ของข้อมูลที่ประมวลผล.
- ฐานทางกฎหมายและกำหนดการเก็บรักษา.
- สิทธิของพนักงานและวิธีการใช้สิทธิเหล่านั้น (กระบวนการ DSR).
- การเฝ้าระวัง, กล้องวงจรปิด และการใช้ระบบชีวมิติ.
- การเปิดเผยข้อมูลต่อบุคคลที่สามและข้อกำหนดของ DPA.
- การควบคุมความปลอดภัยและการติดต่อสำหรับการสอบถามเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว.
ประกาศการรับสมัครงานและข้อความยินยอม: แนบประกาศความเป็นส่วนตัวของผู้สมัครอย่างย่อไว้ในหน้าสมัครงาน และระบุข้อกำหนดที่ชัดเจนในจดหมายเสนอการจ้างงานเกี่ยวกับการตรวจสอบประวัติและสิทธิในการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง ในกรณีที่กฎหมายของรัฐกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมสำหรับการประมวลผลข้อมูลชีวมิติหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ให้บันทึกความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านขั้นตอนการทำงานในการรับเข้าทำงาน.
ตัวอย่างเทมเพลต
ประกาศแจ้งผู้สมัคร (ฉบับย่อ): “เราเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่ท่านยื่นในใบสมัครเพื่อพิจารณาการสรรหาและคัดเลือก ข้อมูลดังกล่าวจะถูกนำไปใช้ในการตัดสินใจจ้างงานและการตรวจสอบประวัติ โปรดดูประกาศความเป็นส่วนตัวฉบับเต็มได้ที่พอร์ทัลสำหรับผู้สมัคร”
ข้อความจากคู่มือพนักงาน (ฉบับย่อ): “บริษัทดำเนินการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ การปฏิบัติตามกฎหมาย และการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลที่ชอบด้วยกฎหมาย พนักงานสามารถขอเข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูลได้ผ่านพอร์ทัลฝ่ายทรัพยากรบุคคล”
การกระจายตัวและหลักฐาน
- กำหนดให้มีการยืนยันทางดิจิทัลระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน พร้อมบันทึกเวลาที่ชัดเจน.
- นโยบายเวอร์ชันและเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลง.
- ใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เพื่อรวบรวมความยินยอมและจัดเก็บสำเนาที่ลงนามแล้วไว้ในแฟ้มพนักงาน.
การติดตาม, ชีวมาตร, และปัญญาประดิษฐ์ — การบาลานซ์ผลประโยชน์ของนายจ้างตามกฎหมายกับสิทธิความเป็นส่วนตัว
โปรแกรมการตรวจสอบต้องมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายที่ได้รับการบันทึกไว้ล่วงหน้า การแจ้งให้ทราบ และสัดส่วนที่เหมาะสม ระดับของการแทรกแซงควรสอดคล้องกับความเสี่ยง การบันทึกตำแหน่งที่ตั้งเป็นระยะ ๆ สำหรับการบันทึกเวลาทำงานมีความเสี่ยงต่ำกว่าการบันทึกหน้าจออย่างต่อเนื่องโดยไม่มีเหตุผลที่ชัดเจน.
ชีวมาตร: ข้อมูลชีวมาตรเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน บางรัฐ เช่น รัฐอิลลินอยส์ภายใต้ BIPA กำหนดให้ต้องมีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับความยินยอมโดยได้รับข้อมูลครบถ้วนก่อนการเก็บรวบรวมหรือเปิดเผยข้อมูลระบุตัวตนทางชีวมาตร และกำหนดข้อกำหนดสำหรับการเก็บรักษาและการทำลายข้อมูล ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องปฏิบัติต่อแม่แบบข้อมูลชีวมาตรในฐานะข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูงและจำกัดการเข้าถึง. กฎหมาย BIPA ของรัฐอิลลินอยส์ (ILGA).
ปัญญาประดิษฐ์และการสร้างโปรไฟล์: เมื่อระบบอัตโนมัติให้คะแนนหรือจัดอันดับผู้สมัครหรือพนักงาน ให้ดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPIA) เพื่อบันทึกวัตถุประสงค์ ข้อมูลนำเข้า ข้อมูลส่งออก และมาตรการบรรเทาผลกระทบ รักษาการตรวจสอบโดยมนุษย์สำหรับการดำเนินการที่มีผลกระทบในทางลบ และเก็บบันทึกการตัดสินใจและเวอร์ชันของแบบจำลอง.
การตรวจสอบกับรายการตรวจสอบการยินยอม:
- มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจนหรือไม่?
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้แจ้งพนักงานที่ได้รับผลกระทบแล้วหรือไม่?
- การติดตามตรวจสอบมีความเหมาะสมและรบกวนน้อยที่สุดหรือไม่?
- มีการบันทึกข้อจำกัดในการเก็บรักษาและการเข้าถึงหรือไม่?
- จำเป็นต้องได้รับความยินยอมตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่ (เช่น ข้อมูลชีวมิติ)?
บันทึกการตัดสินใจและใช้การใช้นามแฝงสำหรับการวิเคราะห์เพื่อลดการเปิดเผยข้อมูล.
ปัญหาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานและการตอบสนองต่อการละเมิด — ตัวอย่างจากโลกจริงและคู่มือปฏิบัติ
เหตุการณ์ที่พบบ่อย ได้แก่ ตารางเงินเดือนที่เปิดเผยต่อสาธารณะ การตั้งค่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของผู้จัดจำหน่ายผิดพลาดจนทำให้รายชื่อพนักงานรั่วไหล การส่งอีเมลสลิปเงินเดือนโดยไม่ได้ตั้งใจ และการสูญหายหรือถูกขโมยอุปกรณ์ที่มีไฟล์ข้อมูลทรัพยากรบุคคลอยู่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเตรียมพร้อมด้วยคู่มือการตอบสนองที่เหมาะสม.
คู่มือการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูล
- กักกัน: แยกระบบ, เพิกถอนการเข้าถึง และรักษาความปลอดภัยข้อมูลสำรอง.
- ประเมินขอบเขต: ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ระบบที่ได้รับผลกระทบ และผลกระทบต่อผู้ให้บริการ.
- แจ้งให้ทราบ: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน, ฝ่ายกฎหมาย, พนักงานที่ได้รับผลกระทบ และหน่วยงานกำกับดูแลตามกฎหมายและกรอบเวลาที่เกี่ยวข้อง.
- แก้ไขปัญหา: การรีเซ็ตรหัสผ่าน การออกข้อมูลประจำตัวใหม่ การแก้ไขจากผู้ให้บริการ และการบริการตรวจสอบและติดตาม.
- เอกสาร: บทเรียนที่ได้รับและการปรับปรุงการควบคุมและภาษาการจัดซื้อจัดจ้าง.
การแจ้งเตือนและกรอบเวลา: กฎหมายการแจ้งเตือนการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละรัฐมีเกณฑ์และกรอบเวลาที่แตกต่างกัน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในทันที (ภายใน 24–72 ชั่วโมง) เพื่อเริ่มการควบคุมสถานการณ์ จากนั้นปฏิบัติตามกรอบเวลาทางกฎหมายสำหรับการแจ้งเตือนภายนอก เมื่อมีการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน (เช่น หมายเลขประกันสังคม หมายเลขบัญชีทางการเงิน) หลายองค์กรจะแจ้งพนักงานที่ได้รับผลกระทบแม้ว่าจะไม่ได้เป็นข้อบังคับก็ตาม.
ตัวอย่างเหตุการณ์ (ไม่เปิดเผยตัวตน)
- ไฟล์เงินเดือนที่อัปโหลดไปยังบักเก็ตคลาวด์สาธารณะ: การควบคุมโดยการลบ, การแจ้งเตือนพนักงานเป้าหมาย, และการแก้ไขสัญญาผู้ขาย.
- ฐานข้อมูลชีวมิติถูกกำหนดค่าผิดพลาด: ยกเลิกการเข้าถึง, ดำเนินการตรวจสอบทางนิติวิทยาศาสตร์, แจ้งพนักงานที่ได้รับผลกระทบและหน่วยงานกำกับดูแลตามที่กฎหมายของรัฐกำหนด.
- รายงานการตรวจสอบประวัติที่จัดการผิดพลาด: ตรวจสอบแหล่งที่มา จำกัดการเปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติม และปรับปรุงข้อตกลงการคุ้มครองข้อมูล (DPA) กับผู้ให้บริการ.
เก็บแบบฟอร์มที่พร้อมใช้งาน: อีเมลแจ้งพนักงาน (เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น, ข้อมูลที่ทราบ, ขั้นตอนการแก้ไข), รายการตรวจสอบการรายงานต่อหน่วยงานกำกับดูแล และสคริปต์การสื่อสารภายในองค์กร เพื่อลดความเสียหายต่อชื่อเสียง.
การควบคุมทางเทคนิคและการจัดการองค์กรที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องกำหนด (รวมถึงการบริหารจัดการผู้ขาย)
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรกำหนดให้มีการควบคุมทางเทคนิคขั้นต่ำเป็นมาตรฐานสำหรับผู้ขายหรือระบบ HR ภายในและแนวปฏิบัติในการดำเนินงาน เพื่อแสดงถึงความรอบคอบในการตรวจสอบ.
การควบคุมทางเทคนิคขั้นต่ำ
- การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) และสิทธิขั้นต่ำ.
- การเข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะเก็บและขณะส่งผ่าน.
- การยืนยันตัวตนหลายปัจจัยสำหรับการเข้าถึงสิทธิ์พิเศษ.
- การบันทึกข้อมูลแบบรวมศูนย์และเส้นทางการตรวจสอบที่สามารถส่งออกได้.
- การทบทวนการเข้าถึงเป็นประจำและการจัดการบัญชีที่มีสิทธิ์พิเศษ.
การตรวจสอบความรับผิดชอบของผู้ขาย
- ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPAs) พร้อมรายการผู้ประมวลผลข้อมูลย่อยที่ชัดเจนและข้อผูกพันในการลบข้อมูล.
- สิทธิในการตรวจสอบหรือแสดงหลักฐานสถานะความปลอดภัย.
- ข้อตกลงการให้บริการ (SLA) สำหรับการแจ้งเตือนการละเมิดและกรอบเวลาในการแก้ไข.
- ภาษาของสัญญาที่กำหนดให้มีการลบข้อมูลอย่างปลอดภัยและส่งคืนข้อมูลเมื่อสิ้นสุดสัญญา.
การปฏิบัติงาน
- การทบทวนการเข้าถึงรายไตรมาสและรายงานการอัตโนมัติการเก็บรักษาข้อมูลรายเดือน.
- แยกเก็บรักษาข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคล (PHI) และข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษออกจากกัน.
- รายงานแบบไม่ระบุตัวตนสำหรับผลลัพธ์การวิเคราะห์.
- บัญชีผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์น้อยที่สุดและการผสานรวม API ที่ปลอดภัย.
MiHCM สนับสนุนการควบคุมอย่างไร: MiHCM Enterprise มีระบบ RBAC ที่สามารถกำหนดค่าได้และการผสานรวมที่ปลอดภัย; Analytics ให้บริการบันทึกการตรวจสอบและการรายงานการเก็บรักษาข้อมูลเพื่อแสดงถึงความรอบคอบในระหว่างการจัดซื้อและการตรวจสอบ.
| รายการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้าง | รวมไว้ในสัญญา |
|---|---|
| หลักฐานแสดงสถานะความปลอดภัย | รายงาน SOC / ISO เป็นระยะ และข้อกำหนดสิทธิ์ในการตรวจสอบอย่างชัดเจน. |
| การลบข้อมูล | ข้อกำหนดการลบข้อมูลอย่างปลอดภัยพร้อมการรับรองการลบอย่างเป็นทางการ. |
| การแจ้งเตือนการละเมิด | กำหนด SLA การแจ้งเตือนการละเมิดที่กำหนดไว้ภายใน 24–72 ชั่วโมง. |
การสร้างโปรแกรมความเป็นส่วนตัวของข้อมูล HR ที่ใช้งานได้จริง
เริ่มต้นด้วยการจัดทำรายการข้อมูลที่มุ่งเน้น กำหนดแผนการปฏิบัติตามกฎหมายกับประเภทข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูง นำการควบคุมการเก็บรักษาและการเข้าถึงมาใช้ในระบบ HRIS และทำให้การตอบสนองต่อคำขอข้อมูลส่วนบุคคล (DSRs) เป็นอัตโนมัติเพื่อลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง หลักฐานการควบคุม (บันทึกการใช้งาน การบังคับใช้การเก็บรักษา และบันทึกความยินยอม) เป็นแนวป้องกันที่แข็งแกร่งที่สุดในการตรวจสอบและการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูล.
3 การดำเนินการทันทีที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรดำเนินการในเดือนนี้:
- ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลทรัพยากรบุคคลในระดับสูง และทำเครื่องหมายข้อมูลหมายเลขประกันสังคม (SSN), ข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลสุขภาพว่าเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญสูง.
- อัปเดตประกาศความเป็นส่วนตัวของพนักงานและผู้สมัครงาน และบันทึกการรับทราบในกระบวนการเริ่มต้นงาน.
- เปิดใช้งานระบบอัตโนมัติในการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับบันทึกเงินเดือนและสวัสดิการในระบบ HRIS และกำหนดตารางการตรวจสอบการเข้าถึงเป็นรายไตรมาส.
วิธีการวัดความสำเร็จของโปรแกรม (KPIs)
- DSR SLA (เวลาเฉลี่ยในการดำเนินการตามคำขอ)
- จำนวนการทบทวนการเข้าถึงที่ดำเนินการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
- ร้อยละของบันทึกพนักงานที่มีกฎการเก็บรักษาถูกนำไปใช้
นำขั้นตอนเหล่านี้ไปทดลองใช้กับหน่วยธุรกิจเดียวโดยใช้คุณสมบัติของ MiHCM เพื่อตรวจสอบกระบวนการทำงานและรวบรวมข้อมูลก่อนขยายการใช้งานทั่วทั้งองค์กร.
คำถามที่พบบ่อย
การคุ้มครองข้อมูลพนักงานคืออะไร?
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเก็บรักษาข้อมูลเงินเดือนไว้นานเท่าใด?
คำแนะนำของรัฐบาลกลางแนะนำให้เก็บเอกสารภาษีการจ้างงานไว้ไม่น้อยกว่าสี่ปี; หลายองค์กรเก็บเอกสารการจ่ายเงินเดือนและเอกสารบุคลากรไว้ 4–7 ปี ขึ้นอยู่กับกฎหมายของรัฐและความเสี่ยงของการตรวจสอบบัญชี.อาร์เอส (2025).
นายจ้างสามารถตรวจสอบพนักงานได้หรือไม่?
ลายนิ้วมือชีวภาพได้รับการคุ้มครองหรือไม่?
ในบางรัฐ โดยเฉพาะรัฐอิลลินอยส์ ตัวระบุข้อมูลชีวภาพต้องอยู่ภายใต้กฎเกณฑ์การยินยอมและการเก็บรักษา/ทำลายข้อมูลตาม BIPA. ILGA, BIPA.
