Quyền riêng tư dữ liệu nhân viên bao gồm cách các tổ chức thu thập, sử dụng, lưu trữ và xử lý thông tin cá nhân của nhân viên — bao gồm thông tin lương, hồ sơ nhân sự, chế độ phúc lợi, hồ sơ y tế, kiểm tra lý lịch và dữ liệu sinh trắc học.
Bộ phận Nhân sự (HR) quản lý phần lớn các hồ sơ này và do đó phải chịu trách nhiệm triển khai các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư, khác biệt so với các chương trình bảo vệ quyền riêng tư của người tiêu dùng, vì dữ liệu lao động thường kích hoạt các quy định ngành (ví dụ: dữ liệu lương và phúc lợi) và các biện pháp bảo vệ đặc biệt đối với thông tin y tế và di truyền.
Áp lực pháp lý đang gia tăng ở nhiều cấp độ: các quy định ngành như HIPAA, ADA và GINA đặt ra các giới hạn về bảo mật và truy cập đối với dữ liệu y tế và di truyền; các luật bảo vệ quyền riêng tư của người tiêu dùng ở cấp bang đang được điều chỉnh để giải quyết vấn đề dữ liệu việc làm; và các quy định về sinh trắc học ở một số bang bổ sung các quy tắc về sự đồng ý và lưu trữ.
Tại sao việc quản lý nhân sự (HR) lại quan trọng — không chỉ là pháp lý hay công nghệ thông tin (IT)
- Thông báo và minh bạch: Bộ phận Nhân sự soạn thảo các thông báo cho ứng viên/nhân viên và phải đảm bảo việc phân phối và xác nhận.
- Giới hạn thu thập dữ liệu: Bộ phận Nhân sự (HR) quyết định các trường thông tin nào là bắt buộc khi onboarding và các kiểm tra từ bên thứ ba nào là cần thiết.
- Bảo lưu và xóa dữ liệu: Bộ phận Nhân sự thực hiện lịch trình bảo lưu dữ liệu và dọn dẹp dữ liệu khi nhân viên rời công ty.
- Quyền truy cập và xử lý an toàn: Bộ phận Nhân sự xác định những người cần quyền truy cập và phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin để thực hiện đánh giá quyền truy cập.
Trường hợp kinh doanh: Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên một cách mạnh mẽ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và vi phạm, nâng cao niềm tin và hỗ trợ tuyển dụng và giữ chân nhân viên bằng cách thể hiện sự tôn trọng đối với thông tin cá nhân của họ. Các tính năng của Hệ thống Quản lý Nhân sự (HRIS) — nhật ký kiểm tra, quy trình làm việc DSR và quy tắc lưu trữ tự động — cho phép bộ phận Nhân sự chuyển đổi chính sách thành các hoạt động có thể lặp lại mà không phụ thuộc quá nhiều vào bộ phận CNTT.
Trả lời nhanh chóng và hành động kịp thời
Tóm tắt nhanh và các hành động cần thực hiện ngay lập tức mà bộ phận Nhân sự có thể thực hiện để cải thiện quyền riêng tư dữ liệu của nhân viên trong vòng 30/90/180 ngày.
Danh sách kiểm tra hành động 30/90/180 ngày
- 30 ngày: Thực hiện kiểm kê dữ liệu nhân sự nhẹ (ưu tiên các mục có rủi ro cao), cập nhật thông báo về quyền riêng tư của nhân viên và yêu cầu xác nhận chính sách trong quá trình onboarding.
- 90 ngày: Tự động hóa quy tắc giữ lại dữ liệu cho lương và phúc lợi, triển khai danh sách kiểm tra nhà cung cấp/mẫu thỏa thuận bảo mật dữ liệu (DPA), và kích hoạt dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên để yêu cầu dữ liệu cơ bản.
- 180 ngày: Thực hiện đánh giá truy cập định kỳ hàng quý, triển khai tự động hóa DSR trong hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) và tiến hành kiểm toán an ninh nhà cung cấp và nhà cung cấp phụ.
Dữ liệu có rủi ro cao cần ưu tiên
- Số an sinh xã hội và giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp
- Thông tin tài khoản ngân hàng và thông tin lương
- Hồ sơ sức khỏe và khuyết tật (Hậu quả của HIPAA/ADA)
- Dữ liệu sinh trắc học và di truyền
- Báo cáo kiểm tra lý lịch
Cách MiHCM giúp tăng tốc tuân thủ
- Dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên: cho phép nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép (DSR) và truy cập bảng lương mà không cần xử lý thủ công từ bộ phận Nhân sự.
- Nhật ký kiểm toán: Cung cấp các đánh giá truy cập và bằng chứng cho các cuộc kiểm toán.
- Trình tạo quy trình làm việc: thu thập sự đồng ý, phân phối chính sách và áp dụng các quy tắc lưu trữ.
Các hành động nhanh chóng này giúp giảm tải công việc cho bộ phận Nhân sự, hạn chế việc thu thập quá mức và tạo ra bằng chứng kiểm toán cho các cơ quan quản lý và đội ngũ pháp lý.
Quyền riêng tư dữ liệu nhân viên là gì? Các loại dữ liệu nhân sự & các nhóm rủi ro
Bộ phận Nhân sự (HR) quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau, tùy thuộc vào mức độ nhạy cảm và các yếu tố pháp lý liên quan. Một sổ đăng ký dữ liệu HR đơn giản giúp ưu tiên các biện pháp kiểm soát: loại dữ liệu → vị trí lưu trữ → chủ sở hữu dữ liệu → cơ sở pháp lý/yếu tố kích hoạt → quy tắc lưu trữ.
Các loại dữ liệu nhân sự thông dụng
- Thông tin cá nhân: tên, ngày sinh, thông tin liên hệ.
- Mã định danh: Số An sinh Xã hội (SSN), hộ chiếu, mã số thuế.
- Lương và tài chính: tài khoản ngân hàng, lịch sử lương, biểu mẫu thuế.
- Lợi ích & sức khỏe: yêu cầu bồi thường, người phụ thuộc, hồ sơ chỗ ở.
- Hoạt động về hiệu suất và nhân sự: đánh giá, hồ sơ kỷ luật.
- Kiểm tra lý lịch: tiền án, lịch sử làm việc, xác minh trình độ học vấn.
- Công nghệ sinh trắc học và vị trí: dấu vân tay, mẫu khuôn mặt, định vị địa lý/nhật ký chấm công.
Các nhóm rủi ro và các yếu tố kích hoạt
- Độ nhạy cao: Số an sinh xã hội (SSN), số tài khoản ngân hàng, dữ liệu y tế và di truyền, dữ liệu sinh trắc học — ưu tiên mã hóa, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và thời gian lưu trữ ngắn.
- Các yếu tố kích hoạt quy định: Dữ liệu y tế → HIPAA/ADA; Dữ liệu di truyền → GINA; Dữ liệu sinh trắc học → Các luật sinh trắc học của tiểu bang như Illinois BIPA.
- Rủi ro hoạt động: Quyền truy cập rộng rãi, rủi ro từ nhà cung cấp, việc giữ lại quá lâu và thu thập quá mức làm tăng khả năng xảy ra vi phạm.
Sự đánh đổi về quyền riêng tư
Nhà tuyển dụng cần cân bằng giữa các nhu cầu hoạt động như giám sát năng suất với sự tin tưởng và giới hạn pháp lý. Việc giám sát có mục đích kinh doanh rõ ràng, thông báo trước và tuân thủ nguyên tắc tương xứng có rủi ro thấp hơn so với việc thu thập dữ liệu liên tục và xâm phạm. Bộ phận Nhân sự (HR) cần ghi chép cơ sở pháp lý và các biện pháp giảm thiểu rủi ro cho bất kỳ chương trình giám sát nào.
Bước thực hiện
Xây dựng bảng đăng ký dữ liệu nhân sự hai cột: cột trái liệt kê loại dữ liệu; cột phải liệt kê cơ sở pháp lý và điều kiện lưu trữ. Đánh dấu các mục có rủi ro cao để áp dụng các biện pháp kiểm soát kỹ thuật và hợp đồng ngay lập tức.
Các quy định pháp luật áp dụng (những điều bộ phận Nhân sự cần biết)
Bộ phận Nhân sự (HR) phải xác định các nghĩa vụ pháp lý tương ứng với các loại dữ liệu và hoạt động xử lý dữ liệu. Dưới đây là các quy định pháp lý chính và những tác động thực tiễn đối với các chương trình của bộ phận Nhân sự.
Lớp phủ liên bang
- Luật Bảo vệ Quyền Riêng tư (đối với cán bộ, công chức nhà nước): quy định về hệ thống hồ sơ của các cơ quan nhà nước; hạn chế việc công bố hồ sơ của cán bộ, công chức nhà nước. Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, Đạo luật Bảo vệ Quyền Riêng tư (2022).
- HIPAA: Các kế hoạch bảo hiểm sức khỏe do nhà tuyển dụng tài trợ và các đối tác kinh doanh của họ phải tuân thủ các quy tắc về quyền riêng tư và an ninh của HIPAA đối với thông tin sức khỏe được bảo vệ. Bộ phận Nhân sự (HR) nên tách biệt thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) của kế hoạch khỏi các hồ sơ nhân sự chung. Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS), Quy tắc Bảo mật HIPAA (2025).
- ADA và GINA: ADA yêu cầu bảo mật thông tin y tế thu thập được thông qua các cuộc kiểm tra y tế hoặc các biện pháp hỗ trợ cho người khuyết tật; GINA cấm các nhà tuyển dụng yêu cầu hoặc sử dụng thông tin di truyền để đưa ra quyết định tuyển dụng. Hướng dẫn của EEOC và ADA (2000); Bản tin thông tin của EEOC và GINA (2014).
- FCRA: Việc kiểm tra lý lịch sử dụng báo cáo tín dụng của người tiêu dùng yêu cầu thông báo và thường cần sự đồng ý bằng văn bản; bộ phận Nhân sự phải tuân thủ các quy trình xử lý hành động bất lợi.
Quốc tế: GDPR áp dụng khi xử lý dữ liệu của nhân viên cư trú tại EU. Nhà tuyển dụng phải ghi chép cơ sở pháp lý (thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý hoặc lợi ích hợp pháp) và thực hiện đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu (DPIA) đối với việc phân loại có rủi ro cao hoặc quyết định tự động.
Danh sách kiểm tra nhân sự thực tiễn
- Cập nhật thông báo về quyền riêng tư cho nhân viên và ứng viên và theo dõi xác nhận.
- Thực hiện đánh giá chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp đối với dữ liệu của Liên minh Châu Âu (EU).
- Xác định vị trí lưu trữ dữ liệu cá nhân của nhân viên và duy trì nhật ký thay đổi nội bộ kèm theo ngày có hiệu lực.
Vòng đời dữ liệu nhân viên — thu thập, xử lý, lưu trữ, giữ lại và xóa.
- Tuyển dụng: đơn xin việc, hồ sơ xin việc, kiểm tra sàng lọc.
- Quy trình tiếp nhận: giấy tờ tùy thân, thông tin tài khoản ngân hàng, biểu mẫu thuế.
- Tuyển dụng: quản lý lương, đánh giá hiệu suất, đăng ký phúc lợi, hỗ trợ y tế.
- Thủ tục chấm dứt hợp đồng: thanh toán cuối cùng, cung cấp thư giới thiệu, thu hồi tài sản, thu hồi quyền truy cập.
- Hồ sơ của nhân viên cũ: hồ sơ thuế và lương, hồ sơ hưu trí.
- Thực hiện lưu trữ tự động cho nhân viên đã nghỉ việc sau thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Giữ lại nhật ký xóa dữ liệu và xuất bản sao lưu khi pháp luật yêu cầu lưu trữ đối với nhân viên cũ.
- Xác định quyền truy cập tài liệu và thu hồi quyền truy cập khi nhân viên rời khỏi công ty bằng cách sử dụng các quy trình làm việc tự động trong vòng đời.
| Kiểu dữ liệu | Thời gian lưu giữ thông thường |
|---|---|
| Sổ lương | 4–7 năm (theo quy định của thuế và nhà nước). |
| Mẫu đơn thuế (W-2) | 4 năm. |
| Kiểm tra lý lịch | Từ 1 đến 7 năm tùy thuộc vào quy định của từng khu vực pháp lý và mục đích kinh doanh. |
| Hồ sơ lưu trú y tế | Được lưu giữ theo yêu cầu để tuân thủ pháp luật và được lưu trữ riêng biệt với hồ sơ nhân viên. |
Chính sách, thông báo và mẫu chính sách bảo vệ dữ liệu nhân viên sẵn sàng sử dụng
Chính sách nhân sự phải được trình bày một cách ngắn gọn, cụ thể và có thể thực hiện được, đồng thời được triển khai như một phần của quy trình onboarding. Chính sách này nên được hiển thị ở những nơi mà nhân viên mong đợi — thư mời làm việc, sổ tay nhân viên và cổng thông tin lương — và việc xác nhận tuân thủ chính sách cần được theo dõi.
Các yếu tố chính sách cốt lõi
- Phạm vi và mục đích.
- Các loại dữ liệu được xử lý.
- Cơ sở pháp lý và lịch trình lưu trữ.
- Quyền lợi của người lao động và cách thực hiện chúng (Quy trình DSR).
- Giám sát, hệ thống camera an ninh (CCTV) và công nghệ sinh trắc học.
- Công bố thông tin của bên thứ ba và yêu cầu của Thỏa thuận bảo vệ dữ liệu (DPA).
- Các biện pháp bảo mật và thông tin liên hệ để giải đáp các thắc mắc về quyền riêng tư.
Thông báo tuyển dụng và nội dung đồng ý: Bao gồm một thông báo ngắn về quyền riêng tư của ứng viên trên trang tuyển dụng và một điều khoản rõ ràng trong thư mời làm việc liên quan đến việc kiểm tra lý lịch và quyền xác minh thông tin tham chiếu. Trong trường hợp luật pháp địa phương yêu cầu sự đồng ý cho việc xử lý dữ liệu sinh trắc học hoặc thông tin nhạy cảm, hãy thu thập sự đồng ý bằng văn bản thông qua quy trình onboarding.
Mẫu mã (ví dụ)
Thông báo cho ứng viên (tóm tắt): “Chúng tôi thu thập và xử lý thông tin được nộp trong các đơn ứng tuyển cho quá trình tuyển dụng và lựa chọn. Dữ liệu được sử dụng cho quyết định tuyển dụng và kiểm tra lý lịch; xem thông báo bảo mật đầy đủ trong cổng thông tin ứng viên.”
Trích đoạn từ Sổ tay nhân viên (ngắn gọn): “Công ty xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết cho việc tính lương, phúc lợi, tuân thủ pháp luật và các hoạt động nhân sự hợp pháp. Nhân viên có thể yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin qua cổng thông tin nhân sự.”
Phân phối và bằng chứng
- Yêu cầu xác nhận kỹ thuật số trong quá trình onboarding với các bản ghi có dấu thời gian.
- Chính sách phiên bản và duy trì nhật ký thay đổi.
- Sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc để thu thập sự đồng ý và lưu trữ bản sao đã ký trong hồ sơ nhân viên.
Giám sát, công nghệ sinh trắc học và trí tuệ nhân tạo — cân bằng giữa lợi ích hợp pháp của nhà tuyển dụng và quyền riêng tư của cá nhân.
Các chương trình giám sát yêu cầu phải có mục đích kinh doanh hợp pháp được ghi chép rõ ràng, thông báo và tính tương xứng. Mức độ xâm phạm phải tương ứng với mức độ rủi ro; việc ghi lại vị trí theo định kỳ để theo dõi thời gian có mức độ rủi ro thấp hơn so với việc ghi lại màn hình liên tục mà không có lý do chính đáng.
Sinh trắc học: Dữ liệu sinh trắc học là thông tin nhạy cảm. Một số bang, đặc biệt là Illinois theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Sinh trắc học (BIPA), yêu cầu phải có thông báo bằng văn bản và sự đồng ý có hiểu biết trước khi thu thập hoặc tiết lộ các thông tin nhận dạng sinh trắc học, đồng thời đặt ra các yêu cầu về việc lưu trữ và tiêu hủy. Bộ phận Nhân sự (HR) phải xem các mẫu sinh trắc học là thông tin nhạy cảm cao và hạn chế quyền truy cập. Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Illinois (ILGA)).
Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân loại: Khi các hệ thống tự động đánh giá hoặc xếp hạng ứng viên hoặc nhân viên, hãy thực hiện đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu (DPIA) để ghi chép mục đích, dữ liệu đầu vào, kết quả đầu ra và các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Duy trì việc xem xét của con người đối với các hành động có tác động tiêu cực và lưu trữ nhật ký quyết định cùng các phiên bản mô hình.
Danh sách kiểm tra giám sát so với sự đồng ý:
- Có mục đích kinh doanh rõ ràng không?
- Bộ phận Nhân sự đã thông báo cho các nhân viên bị ảnh hưởng chưa?
- Việc giám sát có phù hợp và ít xâm phạm nhất không?
- Các giới hạn về thời gian lưu trữ và truy cập có được ghi chép lại không?
- Theo quy định của pháp luật hiện hành (ví dụ: công nghệ sinh trắc học), liệu việc đồng ý có bắt buộc hay không?
Ghi chép các quyết định và áp dụng biện pháp ẩn danh hóa cho phân tích để giảm thiểu rủi ro.
Vấn đề bảo mật dữ liệu nhân viên và phản ứng trước vi phạm — ví dụ thực tế & hướng dẫn xử lý
Các sự cố thường gặp bao gồm bảng tính lương bị lộ, hệ thống lưu trữ của nhà cung cấp được cấu hình sai dẫn đến rò rỉ danh sách nhân viên, việc gửi nhầm phiếu lương qua email và thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp chứa các tệp tin nhân sự. Bộ phận Nhân sự (HR) cần chuẩn bị sẵn một kế hoạch ứng phó.
Sổ tay ứng phó sự cố vi phạm
- Chứa: cách ly hệ thống, thu hồi quyền truy cập và bảo mật bản sao lưu.
- Đánh giá phạm vi: Xác định các hồ sơ liên quan, hệ thống và tác động đến nhà cung cấp.
- Thông báo cho các bên liên quan nội bộ, bộ phận pháp lý, nhân viên bị ảnh hưởng và các cơ quan quản lý theo quy định của pháp luật và thời hạn áp dụng.
- Khắc phục: Đặt lại mật khẩu, cấp lại thông tin đăng nhập, sửa lỗi từ nhà cung cấp và dịch vụ giám sát.
- Tài liệu: Bài học kinh nghiệm và cập nhật các quy định về kiểm soát và ngôn ngữ trong mua sắm.
Các điều kiện kích hoạt thông báo và thời hạn: Các quy định về thông báo vi phạm dữ liệu của từng bang có sự khác biệt về ngưỡng và thời hạn. Bộ phận Nhân sự (HR) nên thông báo ngay lập tức cho các bên liên quan nội bộ (trong vòng 24–72 giờ) để bắt đầu quá trình kiểm soát, sau đó tuân thủ các thời hạn pháp lý cho việc thông báo cho bên ngoài. Khi thông tin cá nhân nhạy cảm (PII) như số an sinh xã hội (SSNs) hoặc số tài khoản tài chính bị lộ, nhiều tổ chức vẫn thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng ngay cả khi không bắt buộc theo quy định.
Ví dụ về các sự cố (đã ẩn danh)
- Tệp lương được tải lên một thùng lưu trữ đám mây công cộng: cách ly thông qua việc xóa, thông báo cho nhân viên liên quan và khắc phục hợp đồng với nhà cung cấp.
- Cơ sở dữ liệu sinh trắc học được cấu hình sai: thu hồi quyền truy cập, tiến hành kiểm tra pháp y, thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng và các cơ quan quản lý theo quy định của pháp luật địa phương.
- Báo cáo kiểm tra lý lịch được xử lý sai: điều tra nguồn gốc, hạn chế việc tiết lộ thêm thông tin và cập nhật thỏa thuận bảo vệ dữ liệu (DPA) với nhà cung cấp.
Giữ sẵn các mẫu tài liệu sẵn sàng sử dụng: email thông báo cho nhân viên (sự việc đã xảy ra, thông tin đã biết, các bước khắc phục), danh sách kiểm tra báo cáo cho cơ quan quản lý và kịch bản giao tiếp nội bộ để giảm thiểu thiệt hại về danh tiếng.
Các biện pháp kiểm soát kỹ thuật và tổ chức mà bộ phận Nhân sự phải yêu cầu (và quản lý nhà cung cấp)
Bộ phận Nhân sự (HR) nên yêu cầu một mức tối thiểu về các biện pháp kiểm soát kỹ thuật đối với bất kỳ nhà cung cấp hoặc hệ thống HR nội bộ nào, cũng như các quy trình vận hành, để chứng minh sự cẩn trọng và trách nhiệm.
Các biện pháp kiểm soát kỹ thuật tối thiểu
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) và nguyên tắc quyền hạn tối thiểu.
- Mã hóa khi lưu trữ và khi truyền tải.
- Xác thực đa yếu tố cho quyền truy cập đặc quyền.
- Ghi nhật ký tập trung và các bản ghi kiểm toán có thể xuất ra.
- Kiểm tra định kỳ quyền truy cập và quản lý tài khoản có quyền truy cập đặc quyền.
Thẩm định nhà cung cấp
- Các thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPAs) có danh sách nhà cung cấp dịch vụ phụ rõ ràng và nghĩa vụ xóa dữ liệu.
- Quyền kiểm toán hoặc cung cấp bằng chứng về tình trạng an ninh.
- Thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) cho việc thông báo vi phạm và thời hạn khắc phục.
- Điều khoản hợp đồng yêu cầu xóa dữ liệu một cách an toàn và trả lại dữ liệu khi hợp đồng kết thúc.
Thực hành vận hành
- Kiểm tra truy cập hàng quý và báo cáo tự động về tỷ lệ giữ chân hàng tháng.
- Lưu trữ riêng biệt cho thông tin y tế cá nhân (PHI) và các danh mục đặc biệt của dữ liệu cá nhân.
- Báo cáo ẩn danh cho kết quả phân tích.
- Tài khoản quản trị viên có quyền hạn tối thiểu và tích hợp API được bảo mật.
Cách MiHCM hỗ trợ các biện pháp kiểm soát: MiHCM Enterprise cung cấp hệ thống RBAC có thể tùy chỉnh và tích hợp an toàn; Analytics cung cấp nhật ký kiểm tra và báo cáo lưu trữ để chứng minh sự cẩn trọng trong quá trình mua sắm và kiểm toán.
| Danh sách kiểm tra mua sắm | Đưa vào hợp đồng |
|---|---|
| Bằng chứng về tình trạng an ninh | Báo cáo định kỳ SOC / ISO và điều khoản rõ ràng về quyền kiểm toán. |
| Xóa dữ liệu | Yêu cầu xóa an toàn kèm theo chứng nhận xóa chính thức. |
| Thông báo vi phạm | Thông báo vi phạm được định nghĩa trong SLA trong vòng 24–72 giờ. |
Xây dựng chương trình bảo mật dữ liệu nhân sự thực tiễn
Bắt đầu với việc lập danh mục dữ liệu tập trung, xác định các nghĩa vụ pháp lý đối với các loại dữ liệu có rủi ro cao, áp dụng các biện pháp kiểm soát lưu trữ và truy cập trong hệ thống quản lý thông tin nhân sự (HRIS), và tự động hóa các yêu cầu bảo vệ dữ liệu (DSRs) để giảm thiểu công sức thủ công. Bằng chứng về các biện pháp kiểm soát (nhật ký, việc thực thi lưu trữ và hồ sơ đồng ý) là biện pháp bảo vệ mạnh mẽ nhất trong các cuộc kiểm toán và phản ứng với vi phạm.
3 hành động cấp bách mà bộ phận Nhân sự cần thực hiện trong tháng này:
- Thực hiện kiểm kê dữ liệu nhân sự cấp cao và đánh dấu các số an sinh xã hội (SSN), dữ liệu lương và dữ liệu y tế là ưu tiên cao.
- Cập nhật thông báo về quyền riêng tư cho nhân viên và ứng viên, đồng thời ghi nhận sự đồng ý trong quy trình onboarding.
- Kích hoạt tính năng tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu về lương và phúc lợi trong hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) và lên lịch kiểm tra truy cập định kỳ hàng quý.
Cách đo lường hiệu quả chương trình (Chỉ số KPI)
- DSR SLA (thời gian trung bình để hoàn thành yêu cầu)
- Số lượng đánh giá truy cập hoàn thành đúng hạn
- Tỷ lệ phần trăm hồ sơ nhân viên có áp dụng quy tắc lưu trữ.
Thử nghiệm các bước này với một đơn vị kinh doanh duy nhất bằng cách sử dụng các tính năng của MiHCM để xác thực quy trình làm việc và thu thập dữ liệu trước khi triển khai trên toàn doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Bảo vệ dữ liệu nhân viên là gì?
HR nên lưu trữ dữ liệu lương trong bao lâu?
Hướng dẫn của chính phủ khuyến nghị lưu trữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm; nhiều tổ chức lưu giữ hồ sơ lương và nhân sự từ 4 đến 7 năm tùy thuộc vào luật của từng bang và rủi ro kiểm toán. IRS (2025).
Nhà tuyển dụng có thể giám sát nhân viên không?
Dấu vân tay sinh trắc học có được bảo vệ không?
Ở một số bang, đặc biệt là Illinois, các thông tin nhận dạng sinh trắc học phải tuân thủ các quy định về sự đồng ý và lưu trữ/hủy bỏ theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Sinh trắc học (BIPA). ILGA, BIPA.
