Với xu hướng toàn cầu hóa lực lượng lao động và ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang môi trường làm việc số, chữ ký số – hay còn gọi là chữ ký điện tử – đang trở thành giải pháp hàng đầu được các bộ phận nhân sự áp dụng.
Với việc ký điện tử giúp tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu bằng cách mang đến một phương thức xác thực giấy tờ thuận tiện và tạo ra lợi thế cạnh tranh rất cần thiết trong thời đại số hóa ngày nay, MiHCM mong muốn cung cấp cho khách hàng một giải pháp ký điện tử đảm bảo tuân thủ quy định, sự tiện lợi và tính bảo mật.
Trong quá trình tìm kiếm một phần mềm an toàn và hiệu quả có thể tích hợp mượt mà với nền tảng nhân sự dựa trên đám mây MiHCM, ông Harsha Purasinghe, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành (CEO) của MiHCM, đã có cuộc trò chuyện với ông Wasantha Weerakoone, Đồng sáng lập kiêm Giám đốc Công nghệ (CTO) của Enadoc, người đã giới thiệu cho ông bản demo về giải pháp chữ ký số Evia Sign của Enadoc.
Cuộc trò chuyện đó đã giúp hai bên cùng nhau xây dựng một giải pháp tích hợp mượt mà và hiệu quả, và hiện nay, giải pháp Evia Sign được cung cấp cho khách hàng quốc tế của MiHCM thông qua quy trình đăng ký nhanh chóng và đơn giản.
Tại đây, Harsha và Wasantha sẽ giải thích về cách thức, nội dung và lý do sử dụng chữ ký điện tử cũng như Evia Sign – bao gồm các tính năng cốt lõi, các khía cạnh về bảo mật và pháp lý, cùng nhiều nội dung khác.
Mọi chuyện bắt đầu như thế nào
Câu hỏi: Tầm nhìn ban đầu đằng sau Evia Sign là gì? Điều gì đã thúc đẩy sự ra đời của nó và mục tiêu cuối cùng là gì?
Wasantha: Rất nhiều sáng kiến trong quá khứ ra đời như một giải pháp bất đắc dĩ nhằm giải quyết một vấn đề. Với giải pháp Evia Sign, chúng tôi không phát minh ra điều gì mới mẻ về chữ ký số, nhưng chúng tôi đã tái định hình cách sử dụng chúng trong thời kỳ đại dịch.
Trong thời gian đại dịch, chúng tôi đã phải đối mặt với những thách thức lớn về mặt nội bộ với tư cách là một tổ chức. Chúng tôi có các hoạt động tại tám quốc gia khác nhau và ban lãnh đạo cấp cao của chúng tôi cũng làm việc tại các quốc gia khác nhau, vì vậy chúng tôi buộc phải nhanh chóng tìm ra hoặc áp dụng những giải pháp sáng tạo để giải quyết những thách thức lúc bấy giờ liên quan đến việc xin phê duyệt và ký kết các văn bản, bởi công việc không bao giờ ngừng lại, dù đại dịch đã buộc tất cả chúng tôi phải ở yên một chỗ.
Sản phẩm đó nhanh chóng phát triển thành một sản phẩm độc lập. Mặc dù trước đây nó là một phần của danh mục sản phẩm Enadoc của chúng tôi, nhưng chúng tôi đã tách nó ra và biến nó thành một sản phẩm độc lập, giúp các tổ chức thực hiện quy trình phê duyệt và ký điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tại sao MiHCM lại chọn Evia Sign
Câu hỏi: Harsha, khi chuyển sang làm việc tại bộ phận Nhân sự và MiHCM, vào thời điểm nào anh nhận ra rằng việc triển khai một giải pháp ký điện tử là điều cần thiết, và tại sao anh lại quyết định lựa chọn giải pháp Evia Sign của Enadoc?
Harsha: Như các bạn đã biết, MiHCM là một nền tảng nhân sự kỹ thuật số ra mắt thị trường vào năm 2017. Ngay từ những ngày đầu, tôi đã mong muốn thành phần tạo thư của chúng tôi được tích hợp hoàn toàn với một nền tảng ký điện tử. Nhưng phần mềm không hoạt động theo cách đó; đó là một quá trình phát triển dần dần. Trong suốt quá trình này, chúng tôi nhận ra rằng vào thời điểm đó, việc triển khai ngay lập tức tính năng ký điện tử là còn quá sớm.
Tuy nhiên, trong thời gian đại dịch, chúng tôi đã bắt đầu tìm hiểu một số sản phẩm ký điện tử hàng đầu. Thực tế, với một sản phẩm hàng đầu, chúng tôi đã gần như hoàn tất quá trình tích hợp và dự định công bố thông tin này, nhưng đã quyết định tạm hoãn vì chiến lược dài hạn mà chúng tôi muốn theo đuổi. Chúng tôi mong muốn mang đến tính năng ký điện tử cho tất cả người dùng, chứ không chỉ dành riêng cho một số khách hàng doanh nghiệp có khả năng chi trả.
Vào thời điểm đó, trong một lần đi du lịch ở Đông Nam Á, tôi tình cờ gặp Wasantha. Chúng tôi đã có một cuộc trò chuyện thân mật, và anh ấy đã giới thiệu cho tôi sản phẩm ký điện tử mới này. Khi xem bản demo, tôi ngay lập tức quyết định tìm hiểu kỹ hơn về sản phẩm này, vì nhiều lý do.
Trước hết, Tech One Global đã là đối tác của MiHCM trong hơn năm năm qua và Enadoc là công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn của Tech One. Chúng tôi đã có mối quan hệ hợp tác với Tech One từ trước, nên việc hợp tác với họ là điều hiển nhiên; còn Wasantha là người mà tôi đã quen biết gần hai thập kỷ, nên tôi rất vui khi dự án này được triển khai. Chúng tôi đã hợp tác giữa các đội ngũ để xây dựng một quy trình nhập cư vô cùng hấp dẫn và liền mạch, trong đó cả hai đội đều đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.
Nhưng hãy để tôi giải thích lý do tại sao chúng tôi muốn tích hợp tính năng ký điện tử này cho một sản phẩm như MiHCM. Mục tiêu chính là nâng cao hiệu quả và năng suất cho bộ phận Nhân sự, đồng thời mang đến một trải nghiệm mới, giúp loại bỏ hoàn toàn các bước in ấn, ký tên, quét và gửi tài liệu qua bưu điện. Với giải pháp ký điện tử, bạn sẽ không còn phải thực hiện những công việc đó nữa.
Tiếp theo, chúng ta sẽ nói về các tính năng quy trình làm việc tự động mà các hệ thống ký điện tử mang lại – một tính năng quy trình làm việc tuyệt vời, nhờ đó tài liệu cuối cùng sẽ được lưu trữ an toàn dưới dạng kỹ thuật số kèm theo đầy đủ các bản ghi kiểm tra. Hệ thống này đảm bảo an ninh và tuân thủ đầy đủ các quy định, giúp bạn loại bỏ chi phí in ấn và hoàn toàn chống giả mạo.
Điều này còn liên quan đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng. Khi bạn gửi một tài liệu có hỗ trợ chữ ký điện tử cho ứng viên tiềm năng, điều đó sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của tổ chức đối với những người đang có ý định gia nhập. Tất cả những điều này khiến việc tích hợp tính năng ký điện tử vào nền tảng MiHCM trở thành một quyết định hiển nhiên đối với chúng tôi.
Các năng lực cốt lõi của Evia Sign
Câu hỏi: Harsha, anh đã đề cập đến một số khía cạnh quan trọng về cách thức mà chữ ký điện tử có thể thực sự hỗ trợ bộ phận Nhân sự trên một nền tảng như MiHCM. Tiếp nối nội dung đó, Wasantha, anh có thể chia sẻ chi tiết hơn về các tính năng cốt lõi của Evia Sign và cách anh so sánh sản phẩm của mình với các sản phẩm toàn cầu khác không?
Wasantha: Như tôi đã đề cập trước đó, chữ ký số không phải là thứ do chúng tôi phát minh ra. Công nghệ này đã tồn tại từ nhiều thập kỷ nay. Tuy nhiên, những vấn đề lớn nhất của các nền tảng chữ ký số nằm ở tính tiện dụng, mức độ thân thiện với người dùng và khả năng tích hợp với các giải pháp hiện có khác.
Khi chúng tôi bắt đầu phát triển giải pháp này, tiêu chí quan trọng nhất của chúng tôi là trải nghiệm người dùng trên nhiều khía cạnh khác nhau – bao gồm trải nghiệm của người dùng với tư cách là cá nhân trực tiếp ký tên vào tài liệu, cũng như trải nghiệm của những ai muốn tích hợp sản phẩm của họ.
Chữ ký hoặc con dấu điện tử là bước cuối cùng trong bất kỳ quy trình nào, khi bạn hoàn tất tài liệu bằng cách ký hoặc đóng dấu. Trước giai đoạn đó, cần có nhiều nền tảng hoặc giải pháp có thể tích hợp dễ dàng. Tính linh hoạt là một trong những điểm mạnh cốt lõi của ứng dụng của chúng tôi, với khả năng tích hợp đa dạng.
Về mặt thân thiện với người dùng, chúng tôi có lợi thế vì là đơn vị mới gia nhập ngành, nên chúng tôi áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất, khác với một số đối thủ cạnh tranh đã hoạt động trong ngành từ 20-30 năm, những người đang phải gánh chịu hệ quả từ mã nguồn cũ kỹ khiến họ khó có thể sáng tạo. Tôi cho rằng đó là lợi thế mà chúng tôi và MiHCM đang sở hữu.
Khi bắt đầu dự án này, chúng tôi đã có thể sử dụng những công cụ tiên tiến và hiện đại nhất để phát triển giải pháp, điều này giúp chúng tôi mang đến trải nghiệm người dùng tuyệt vời. Ngày nay, trải nghiệm người dùng đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Harsha và tôi luôn đam mê việc nâng cao trải nghiệm người dùng; đó chính là thế mạnh của chúng tôi. Tôi không thích nói về đối thủ cạnh tranh vì sản phẩm của chúng tôi đã tự nói lên tất cả.
Cách thức hoạt động của Evia Sign trên MiHCM
Câu hỏi: Thật thú vị khi thấy việc ký điện tử có thể cải thiện trải nghiệm người dùng và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp như thế nào. Harsha, bạn có thể chia sẻ với chúng tôi về cách thức hoạt động thực tế của tính năng này trên MiHCM, cũng như cách nó có thể hỗ trợ cả bộ phận Nhân sự và nhân viên tại các tổ chức đang sử dụng MiHCM không?
Harsha: Quy trình kích hoạt Evia Sign trên MiHCM rất đơn giản. Bất kỳ khách hàng nào muốn kích hoạt tính năng này đều có thể đăng ký dịch vụ Evia Sign trên MiHCM. Sau khi chúng tôi hoàn tất việc cấp quyền sử dụng gói đăng ký, người dùng quản trị của tài khoản khách hàng có thể đăng nhập và thiết lập bộ điều hợp Evia Sign như bước đầu tiên. Đây là một quy trình tích hợp liền mạch; bạn chỉ cần truy cập trang bộ điều hợp Evia Sign và đăng nhập vào Evia Sign, thế là xong. Điều này được thiết lập như một sự tích hợp liền mạch giữa Evia Sign và MiHCM.
Sau khi hoàn tất, người dùng bộ phận Nhân sự và người dùng quản trị của MiHCM có thể truy cập công cụ tạo mẫu của chúng tôi để thiết kế mẫu thư mà họ muốn tích hợp tính năng ký điện tử – đó có thể là các loại thư liên quan đến hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, thư mời làm việc, chuyển công tác, thăng chức hoặc bất kỳ loại thư nào liên quan đến nhân sự.
Ngoài các thẻ tiêu chuẩn của chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy các thẻ Evia Sign được tích hợp liền mạch, mà bạn có thể kéo và thả vào mẫu thư mà bạn chọn. Bạn thậm chí có thể thêm dấu ngày giờ và lưu mẫu thư lại. Chỉ đơn giản vậy thôi. Sau đó, bạn có thể gửi thư cho một hoặc nhiều nhân viên và thư sẽ được xử lý theo quy trình làm việc, các người có thẩm quyền ký tên tương ứng sẽ ký tên điện tử vào tài liệu. Khi người cuối cùng ký tên, tài liệu sẽ được lưu trữ cùng với lịch sử ký tên trong kho tài liệu hồ sơ nhân viên MiHCM.
Không chỉ có vậy. Người dùng khởi tạo quy trình có thể xem nhật ký kiểm tra của toàn bộ quy trình ký kết và biết tài liệu đang bị kẹt ở đâu tại bất kỳ thời điểm nào. Đó là một trong những trường hợp sử dụng.
Một trường hợp ứng dụng thú vị khác liên quan đến thư mời làm việc, vốn đã được tích hợp một cách liền mạch vào quy trình tuyển dụng của chúng tôi. Khi bạn gửi thư mời làm việc chính thức, ngay sau khi ứng viên tiềm năng ký tên, bạn có thể xem ngay thời gian ký kết. Việc ký kết được thực hiện ngay trong chính mô-đun tuyển dụng của chúng tôi. Đây chính là cách chúng tôi đã tối ưu hóa quy trình ký kết điện tử một cách liền mạch với Evia Sign trong MiHCM.
Phản hồi từ khách hàng của MiHCM
Câu hỏi: MiHCM đã giới thiệu tính năng này đến khách hàng của mình cách đây vài tháng. Anh/chị có thể chia sẻ gì về phản ứng ban đầu của khách hàng?
Harsha: Phản hồi từ phía khách hàng thực sự rất ấn tượng. Gần đây, chúng tôi đã tổ chức một sự kiện tuyệt vời tại khách sạn Shangri-La ở Colombo và một sự kiện tiếp theo tại trụ sở chính ở Kuala Lumpur để công bố thông tin này. Chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực, đặc biệt là từ các khách hàng hiện tại, về việc tích hợp tính năng ký điện tử – vốn là mảnh ghép còn thiếu trên nền tảng nhân sự số của chúng tôi – một cách liền mạch. Giờ đây, dịch vụ này đã được cung cấp với mức giá rất cạnh tranh. Đó chính là một lý do quan trọng khác để chúng tôi tích hợp Evia Sign.
Vậy nên, trước hết, trước khi giới thiệu sản phẩm này đến khách hàng, chúng tôi đã áp dụng nó ngay trong chính công ty mình. Khi đã nhận ra tiềm năng của nó đối với chính mình, chúng tôi mới bắt đầu quảng bá và trở thành những người ủng hộ nhiệt tình cho khách hàng của mình.
Chỉ là vấn đề thời gian trước khi chúng ta thấy nhiều người dùng hiện tại đăng ký và kích hoạt tính năng này. Các diễn đàn như thế này sẽ giúp người dùng hiện tại và tiềm năng nhận thấy khả năng mạnh mẽ khi hai công ty hợp tác để mang đến một giải pháp liền mạch, an toàn và tuân thủ quy định cho việc xử lý tài liệu nhân sự.
Các vấn đề pháp lý liên quan đến chữ ký điện tử
Câu hỏi: Wasantha, một số người có thể lo ngại về những hệ quả pháp lý tiềm ẩn khi sử dụng giải pháp chữ ký điện tử như Evia Sign. Anh có thể chia sẻ về các biện pháp mà công ty đã thực hiện để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo mật cho các tài liệu này, cũng như những hệ quả pháp lý của việc ký điện tử nói chung không?
Wasantha: Đây là một câu hỏi hay và thường được đặt ra khi nói đến việc ký và đóng dấu điện tử. Tôi cần chia vấn đề này thành ba phần.
Đầu tiên là tính hợp pháp. Tính hợp pháp dựa trên thẩm quyền pháp lý. Các quốc gia khác nhau đã áp dụng chữ ký số như một phương thức xác thực tài liệu. Nếu nhìn vào khu vực châu Á, hầu hết các quốc gia đã chấp nhận điều này. Tại châu Âu và Mỹ, tất nhiên, chữ ký số đã được sử dụng từ lâu. Nếu xét về khung pháp lý, hầu hết các quốc gia này đã áp dụng chữ ký số như một công cụ để xác thực tài liệu. Đó là phần đầu tiên.
Phần thứ hai là: Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số? Khía cạnh bảo mật của chữ ký số bao gồm hai yếu tố. Thứ nhất là mức độ an toàn của hệ thống của bạn, và thứ hai là cách thức bạn thực hiện việc ký kết tài liệu một cách an toàn.
Để trả lời câu hỏi đầu tiên, có rất nhiều tiêu chuẩn dùng để kiểm tra xem công cụ hoặc bộ công cụ của bạn có tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể hay không, chẳng hạn như ISO 27001 và ISO 9001:2008, việc tuân thủ Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn (SOP), và eIDAS (dịch vụ nhận dạng, xác thực và tin cậy điện tử). Có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau, và chúng tôi tuân thủ và hỗ trợ hầu hết trong số đó, đảm bảo rằng nền tảng của chúng tôi luôn an toàn.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là cách bạn yêu cầu chữ ký an toàn – cách bạn đảm bảo rằng người ký chính là người được ủy quyền ký. Để thực hiện điều này, chúng tôi đã áp dụng nhiều công nghệ khác nhau. Bạn có thể kích hoạt mã OTP qua email hoặc tin nhắn SMS, cũng như sử dụng mã xác thực một lần để xác minh người dùng. Chúng tôi cũng đang tích hợp tính năng nhận diện khuôn mặt và kiểm tra tính sống động, dự kiến sẽ ra mắt trong thời gian tới. Tất cả khách hàng của bạn sẽ sớm được trải nghiệm tính năng này.
Khả năng sử dụng và bảo mật trong MiHCM
Câu hỏi: Cảm ơn vì đã cho chúng tôi cái nhìn sơ lược về những điều sắp tới; nhờ đó, mọi khách hàng của MiHCM đều có thể yên tâm rằng họ đang được bảo vệ an toàn khi sử dụng Evia Sign và MiHCM. Harsha, anh có thể chia sẻ với chúng tôi về các khía cạnh liên quan đến tính thân thiện với người dùng và bảo mật trong MiHCM không? Khi tích hợp Evia Sign, làm thế nào để đảm bảo các doanh nghiệp có thể quản lý và ký kết tài liệu một cách tin cậy và an tâm trên hệ thống này?
Harsha: Tôi nghĩ Wasantha đã phần nào trả lời câu hỏi đó bằng một cam kết chắc chắn, đặc biệt là về các tính năng bổ sung mà họ đang triển khai, nhất là xác thực đa yếu tố nhằm xác minh danh tính thực sự của người có thẩm quyền ký kết. Đó là một khía cạnh rất quan trọng mà Wasantha đã đề cập, bởi vì họ thậm chí còn tích hợp cả công nghệ sinh trắc học.
Về mặt bảo mật và tuân thủ, Evia Sign đáp ứng các tiêu chuẩn eIDAS, còn Wasantha vừa liệt kê các tính năng OTP qua tin nhắn SMS và email, chứng chỉ số, ISO 27001, v.v. – xét về mặt bảo mật, đây là một sự đảm bảo vững chắc.
Một khía cạnh quan trọng khác, tất nhiên, là tính tiện dụng. Đó chính là lý do chúng tôi đã tích hợp nhiều tính năng thú vị, kết nối một cách mượt mà với tất cả các điểm tiếp xúc quan trọng trong toàn bộ quy trình xử lý tài liệu của chúng tôi. Giờ đây, bạn có thể ký tài liệu một cách an toàn mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào. Dù đang ở bất kỳ đâu trên thế giới, người dùng chỉ cần nhận thông báo qua email trên thiết bị di động, nhấp vào, mở ứng dụng xác thực, nhập thông tin và ký điện tử.
Về phần việc ký tên, cũng có rất nhiều lựa chọn. Bạn có thể sử dụng thiết bị ký tên như bút cảm ứng hoặc ngón tay, hoặc quét hình ảnh. Nền tảng Evia Sign cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau. Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng toàn bộ quy trình này. Điều quan trọng là phải mang đến trải nghiệm số mượt mà cho cả nhân viên lẫn người dùng bộ phận Nhân sự trong quá trình tích hợp, đồng thời vẫn đảm bảo các yếu tố then chốt về tuân thủ và niềm tin.
Ưu tiên phát triển bền vững
Câu hỏi: Cảm ơn anh, Harsha. Chúng ta đã thảo luận về rất nhiều vấn đề khác nhau, từ khía cạnh an ninh đến tác động công nghệ. Một khía cạnh cuối cùng là tính bền vững. Từ góc độ bền vững, Wasantha, anh có thể chia sẻ gì với chúng tôi về tầm quan trọng của việc cam kết sử dụng chữ ký điện tử?
Wasantha: Phát triển bền vững đã trở thành chủ đề được mọi người thường xuyên nhắc đến, nhưng nhiều người lại chưa thực sự hành động. Tôi rất vui mừng thông báo rằng MiHCM đã tích hợp tính năng chữ ký điện tử, đây là một trong những ưu tiên hàng đầu trong lĩnh vực phát triển bền vững.
Hãy tưởng tượng mỗi ngày chúng ta chặt bao nhiêu cây để làm giấy. Việc số hóa toàn bộ quy trình ‘từ khi sinh ra đến khi qua đời’ không chỉ mang lại sự an toàn mà còn nâng cao hiệu quả, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường cho thế hệ tương lai.
Lượng giấy mà quý vị tiết kiệm được trong toàn bộ quy trình là rất lớn. Bộ phận Nhân sự (HR) là một trong những bộ phận tiêu thụ nhiều giấy nhất trong bất kỳ văn phòng nào. Việc số hóa toàn bộ quy trình mang lại nhiều lợi ích không chỉ về mặt tài chính, mà còn về dấu chân carbon và nhiều khía cạnh khác. Tôi xin chúc mừng MiHCM vì không chỉ nói về tính bền vững mà còn thực sự hành động.
Tìm hiểu thêm về giải pháp chữ ký số Evia Sign trên MiHCM Ở đây
